Образец заполнения описи документов в личном деле работника

Для передачи другой организации

Многие крупные организации при заключении договоров с контрагентами требуют полный пакет необходимых документов вместе с их описью. Такой пакет документации может быть отправлен почтой, передан курьерской службе или нарочно, и существует вероятность утери части передаваемых бумаг. Чтобы избежать недоразумений и неблагоприятных последствий, рекомендуется составлять описи с подписью уполномоченного должностного лица.

Опись для передачи документации другой организации составить очень просто. Для этого необходимо указать наименование организации-отправителя, пронумеровать все вложения и указать количество листов. Таким образом, вы можете избежать необоснованных претензий и обвинений в непредставлении нужной документации и сокрытии сведений.

Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.

Определить необходимые сроки вам поможет статья «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:

  • название организации (если архив — сторонняя организация);
  • номер описи;
  • дату описи;
  • наименование сдаваемых на хранение документов;
  • период, к которому относятся документы;
  • срок хранения документов;
  • количество листов;
  • расположение документов (номер папки, дела или короба);
  • Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Образец заполнения описи документов в личном деле работника

Образец документа

--------------------------------------------------------------------------------
¦                         Опись документов личного дела                        ¦
¦                           Тропининой Анны Петровны                           ¦
¦                      ----------------------------------                      ¦
¦                      (фамилия, имя, отчество работника)                      ¦
¦------------------------------------------------------------------------------+
¦¦ N ¦ Наименование¦Количество¦   Дата   ¦  Кому выдан ¦Номера¦                ¦
¦¦п/п¦  документа  ¦  листов  ¦  выдачи  ¦   документ  ¦листов¦   Примечание   ¦
¦¦   ¦             ¦          ¦ документа¦             ¦ дела ¦                ¦
¦+---+-------------+----------+----------+-------------+------+----------------+
¦¦   ¦Заявление    ¦          ¦          ¦             ¦      ¦                ¦
¦¦1  ¦о приеме     ¦1         ¦          ¦             ¦1 - 2 ¦                ¦
¦¦   ¦на работу    ¦          ¦          ¦             ¦      ¦                ¦
¦+---+-------------+----------+----------+-------------+------+----------------+
¦¦   ¦Копия        ¦          ¦          ¦Петрова А.И.,¦      ¦Вернула         ¦
¦¦2  ¦диплома об   ¦2         ¦06.07.2010¦старшая      ¦3 - 5 ¦12.07.2010      ¦
¦¦   ¦образовании  ¦          ¦          ¦медсестра    ¦      ¦                ¦
¦+---+-------------+----------+----------+-------------+------+----------------+
¦¦   ¦Копия        ¦          ¦          ¦             ¦      ¦                ¦
¦¦   ¦свидетельства¦          ¦          ¦             ¦      ¦                ¦
¦¦3  ¦обязательного¦1         ¦          ¦             ¦6     ¦N 325-425-963-52¦
¦¦   ¦пенсионного  ¦          ¦          ¦             ¦      ¦                ¦
¦¦   ¦страхования  ¦          ¦          ¦             ¦      ¦                ¦
¦+---+-------------+----------+----------+-------------+------+----------------+
¦¦4  ¦Трудовой     ¦5         ¦          ¦             ¦7 - 11¦от 22.06.2010   ¦
¦¦   ¦договор      ¦          ¦          ¦             ¦      ¦N 23-06         ¦
¦+---+-------------+----------+----------+-------------+------+----------------+
¦¦   ¦Приказ       ¦          ¦          ¦             ¦      ¦от 22.06.2010   ¦
¦¦5  ¦о приеме     ¦1         ¦          ¦             ¦12    ¦N 6-к           ¦
¦¦   ¦на работу    ¦          ¦          ¦             ¦      ¦                ¦
¦+---+-------------+----------+----------+-------------+------+----------------+
¦¦...¦...          ¦...       ¦...       ¦...          ¦...   ¦...             ¦
¦----+-------------+----------+----------+-------------+------+----------------+
¦ Специалист отдела кадров           Морозова                   /Н.В. Морозова/¦
--------------------------------------------------------------------------------

РРР РРССС РРРРР РРС РРРРРРРРРёС

Единого образца внутренней описи документов дела, обязательного для применения во всех организациях, не существует. Если сотрудников немного, в некоторых фирмах бланк формируется для каждого нового дела. Однако при большом количестве работников такой вариант вряд ли подойдет. Предпочтительно создать фирменный образец и утвердить его в учетной политике компании.

Напомним, какие сведения должны содержаться в бланке:

  • название организации;
  • данные сотрудника, РЅР° которого оформлено личное дело: его Р¤РРћ Рё должность;
  • СЃРїРёСЃРѕРє вложенных бумаг, выполненный РІ РІРёРґРµ таблицы;
  • количество отдельных наименований, включенных РІ личное дело.

Стоит отметить, что перечень бумаг в личном деле постоянно меняется. Какие-то документы добавляются в папку, другие изымаются. Все подобные корректировки следует своевременно отражать в описи и указывать день, когда эти изменения произошли. При изъятии документа также вносятся причины и лица, затребовавшие его на руки.

В основном, в опись личного дела работника включают трудовые книжки, договора, сертификаты о полученном образовании или пройденных курсах. Туда же вкладывают заявление с просьбой принять на работу, личную карточку, автобиографию и характеристики. Также стоит вносить туда копии приказов в отношении работника, поощрения, информацию о научных достижениях, должностную инструкцию и сведения, затрагивающие вопросы охраны труда и безопасности.

Для чего нужна опись

Опись представляет собой содержание какого-то дела, перечень документов, собранных на основе хронологии. По ним предварительно можно сложить определенный портрет личности работника.

Личное дело формируется:

  • на кадетов, курсантов;
  • госслужащих (гражданских, сотрудников правоохранительных органов, службы МЧС и т. п.);
  • военнослужащих;
  • работников предприятий, где есть секретные цеха (в частности, оборонно-промышленного комплекса). 

Личные дела в учреждениях и органах, где служат указанные категории работников, ведутся в соответствии с правилами, установленными ведомственными актами (например, приказом ФСТ РФ «Об утверждении Положения…» от 07.11.2008 № 441-к).

Вопрос, вести или нет личные дела в прочих организациях, остается на их усмотрение. Если принято положительное решение, все детали оформления дела на работника, в том числе каким образом составляется опись, если она есть, утверждаются в локальном акте предприятия.

Личное дело работника включает:

  • его автобиографию;
  • заполненную анкету;
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристику с прошлого места работы;
  • копии дипломов об образовании и других документов, вкладываемых в папку при оформлении на работу. 

Пока человек трудится, его личное дело дополняется сведениями о поощрениях, взысканиях, служебными записками, результатами аттестации и т. п.

При каждом вложении документа в опись вносится соответствующая запись, тем самым выстраивается хронология информации.

Таким образом, в личном деле содержатся оригиналы и копии документов, о чем делается соответствующая пометка в описи. 

Архивная опись правила составления и оформления

Содержание архивной , ее вид зависят от того, какие виды документов и дел в нее включены. Для разных видов дел и документов предусматриваются разные виды архивных описей. Описи составляются и при передаче в архив электронных документов, имеющих статус оригиналов. Это, например, формы электронной налоговой отчетности. Если виды описей утверждены как обязательные учетные документы, для их заполнения используются обязательные формы, приведенные в приложениях к Правилам (таблица).

Рекомендуемые для использования формы описи для разных видов дел

Вид архивной описи

Номер приложения

к Правилам

дела постоянного хранения

Приложение № 14

электронные документы, дела постоянного хранения (если они являются оригиналами)

Приложение № 17

дела по личному составу

Приложение № 15

электронные дела по личному составу

Приложение № 18

дела временного срока хранения (более 10 лет)

Приложение № 16

электронные дела временного срока хранения

Приложение № 18

Содержание и порядок составления архивной описи в зависимости от ее вида регламентируются п. 4.32 Правил. В соответствии с требованиями этого регламента:

  • Каждому и каждому его тому, если он сформирован отдельно, присваивается свой уникальный номер и в опись они включаются под отдельным порядковым номером.
  • Дела в структурных подразделениях нумеруются в порядке, установленным регламентом, разработанным архивной службой или службой делопроизводства. Нумерация может быть сквозной в пределах одного календарного года или в течение всего периода деятельности данного структурного подразделения.
  • Последовательность расположения заголовков дел должна соответствовать утвержденной на предприятии .
  • Все сведения о деле, вносимые в опись (индекс, заголовок, даты формирования) должны соответствовать данным дела, указанным на его обложке.
  • Каждая опись подтверждается итоговой записью и заверяется подписью руководителя структурного подразделения с указанием поды подписания.

При заполнении описи следует руководствоваться рекомендациями Росархива «Составление архивных описей: Методические рекомендации».

Электронная опись архивная формируется в соответствии с методическими рекомендациями «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов», разработанными ВНИИДАД. Для электронных дел постоянного хранения архивная опись, образец представлен ниже.

Образец заполнения описи документов в личном деле работника

Перед тем, как дело, передаваемое на , будет внесено в архивную опись, его дважды просматривают полистно. Это делается с целью контроля и проверки соответствия заголовков номенклатуре дел. Дела с однотипными заголовками («документы о…», « поставки…» и т.п.) дополняются аннотациями или примечаниями, чтобы повысить их информативность.

Пример архивной описи приведен (фрагмент) ниже.

Вывод

Архивная опись составляется в структурном подразделении при передаче сформированных и завершенных делопроизводством дел в архив. Проверьте, чтобы заголовки дел, перечисленных в ней, соответствовали утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Содержание архивной описи справочное, чем точнее составлена эта справка, тем легче пользователям будет найти нужную информацию.

Какие документы есть еще

  • Все документы из раздела «Бухучет»
  • Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов

Что еще скачать по теме «Бухучет»:

  • Сведения о численности и уровне профессионального образования работников организаций агропромышленного комплекса. Форма N 2-К
  • Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов — страхователями в пользу физического лица. Форма N СЗВ-6-3 (образец заполнения)
  • Сведения о проведении торгов и о других способах размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд (форма N 1-торги). Форма N 1-Т (квартальная (нарастающим итогом)
  • Образец оформления обложки дела
  • Образец оформления положения
  • Важные нюансы при покупке фирмы
  • Процесс переписки квартиры на другого человека
  • Процесс получения визы в США
  • Процесс продажи машины
  • Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)

2. Справочный аппарат к описи

Справочный аппарат к  описи дел по личному составу  традиционен — титульный лист, список переименований организации, список сокращенных слов, предисловие, оглавление, указатель. Состав справочного аппарата к описи диктуется его целесообразностью. Справочный аппарат обязательно составляется:

– к первому годовому разделу   описи;

– при  включении в опись несколько годовых разделов; при составлении описи  дел ликвидированной организации (максимальный состав справочного аппарата).

На титульном  листе описи указывается:

– название государственного архива;

– полное и сокращенное название организации с указанием  ее подчиненности.

При изменении названия организации в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указываются изменения в названии организации в хронологической последовательности и с указанием  крайних дат существования организации под каждым названием. В случае многократного изменения названия организации (более трех раз), на титульном листе указывается последнее название организации,  все  изменения указываются  на отдельном листе, следующим за титульным. Крайними датами каждого названия организации являются даты приказов, распоряжений вышестоящих организаций (если они имеются) или дата регистрации изменений в Уставе  организации в связи с  ее  переименованием.

– гриф утверждения описи руководителем организации;

– название описи, в которое включается: номер описи, крайние даты документов, включенных в опись; название описи может быть общим, если в опись включены разные виды документов: «Архивная опись №___  дел по личному составу за ____ годы»;  или, если в опись включен один вид документов, указывается конкретный вид документов: «Архивная опись №___ лицевых счетов за  ____ годы».

– срок хранения документов на титульном листе может быть указан, если в опись включены документы одного срока хранения.

Титульный лист может не составляться на годовой раздел описи дел по личному составу.

Пример оформления титульного листа описи и форма годового раздела описи приведены в приложениях №№  5, 6.

Оглавление (содержание) описи отражает ее состав и построение, а также показывает на каких листах начинаются ее составные части. В оглавлении указываются номер листа, на котором находится предисловие, список сокращенных слов,  название разделов (групп дел), включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров (если имеются). К описям, содержащим небольшой объем дел, оглавление можно не составлять. Оглавление помещается за титульным листом или за списком переименований организации (если имеется).

Предисловие к описи является важным элементом справочного аппарата. Предисловие включает: историю фондообразователя; историю фонда; аннотацию состава, содержания документов и особенности формирования дел; состав справочного аппарата к описи.

Обычно  в предисловии к описям  по личному составу  история фондообразователя дается кратко: дата образования, переименования организации, название организации-предшественницы, подведомственная сеть, основные функции. Основной акцент в предисловии делается на  описание состава документов описи  и  особенности их формирования,  Однако, при описании документов ликвидированных организаций в предисловии приводятся  наиболее полные сведения по истории фондообразователя, а также  истории фонда:  при написании предисловия используются законодательные источники,  устав, положение организации, официальные издания организации. В том случае, если сведения по истории фондообразователя были установлены по косвенным источникам (угловые штампы, печати, бланки и т.д.), то это следует оговорить в данном разделе предисловия.

В список сокращенных слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи,  кроме общепринятых.  Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью, и в круглых скобках дается их сокращенное название. При повторном внесении названия организации  в опись оно приводятся в сокращении.

К описям документов по личному составу могут быть составлены указатели: именные, профессий, учреждений,  предприятий, видов документов. Целесообразность составления указателей зависит от объема  документов, их разновидностей,   от количества описей, составленных на документы фонда и принципа их систематизации.

Как оформить сводную опись дел постоянного срока хранения

Сводную опись составляют в момент передачи дел из подразделений. Обычно это происходит раз в год, соответственно, в архив и в опись попадают дела, созданные и закрытые за этот период. Каждый такой период оформляется как раздел единой описи дел.

Опись дел для постоянного хранения имеет стандартную форму (см. образец) и составляется в четырех экземплярах. Эта форма имеет титульный лист и подтитул, который заполняется в случае изменения названия организации.

Обратите внимание!

Если вы организуете архив с нуля и составляете опись впервые, к ней необходимо оформить предисловие. В предисловии указывают:

  • сведения об организации (дата создания, функции, структурные изменениях за период, охватываемый описью);
  • описание содержания дел, документов;
  • наличие дел, созданных раньше периода, за который составляется опись;
  • какие-либо особенности формирования дел, принятые в организации и пр.

Заполняйте графы в соответствии со сдаточной описью и : при правильном ведении заголовки должны совпадать.

Нумерация ведется валовая, с первого раздела описи.

Например, если первый раздел описи за 2014-2015 гг. содержит номера с №1 по № 15, то раздел описи за 2016 г. должен начинаься с №16. Присваиваемый номер является постоянным архивным номером дела. Изменения в нумерации дел возможны только при переформировании, переорганизации архива и переоформлении всех разделов описей с новой системой нумерации.

Каждый раздел описи должен иметь оглавление. Оглавление содержит:

  • предисловие (по аналогии с предисловием к описи);
  • список сокращений (если вы используете не общепринятые сокращения) в алфавитном порядке;
  • название подразделов, указатели, с указанием соответствующим им номеров листов, или конкретных номеров отдельных дел. Указатели (тематические, географические – по филиалам, например и т.п.) и подразделы составляются, если опись имеет сложную структуру со множеством различных по специфике и содержанию дел.

Каждый раздел должен иметь итоговую запись о количестве дел в описи. Также в ней указываются, если есть,  пропущенные и литерные номеров, отмечаются особо ценные дела (с номерами). Итоговая запись должная быть заверена ответственными за составление сотрудниками: подписи и дата составления документа.

Для вновь обнаруженных дел можно составить дополнительную опись с отдельной нумерацией в конце раздела, либо внести их внутри подразделов описи как литерные номера и тогда – создать новую итоговую запись.

Листы сводной описи также нумеруются, продолжая нумерацию прошлого периода. В конце составляется лист-заверитель. В нем укажите общее количество листов описи, особенности нумерации и заверьте подписью ответственного сотрудника.

Виды внутренних описей документов

Правила заполнения внутренней описи различаются в зависимости от ее назначения. Компания может, например, передавать документы в суд или налоговую инспекцию, направлять их на уничтожение, подготавливать для архивного хранения. В каждом из этих случаев список будет иметь свои особенности.

Вид

Особенности

Обязательные поля

Для передачи в суд, налоговую или другую организацию по требованию

Заверяется печатью и подписывается руководителем организации, передается под роспись

  • наименование организации;
  • адрес;
  • реквизиты;
  • исходящий номер;
  • заглавие;
  • перечень документов с указанием их конечной даты и номера;
  • общее количество документации

Внутренняя

Заполняется кадровым специалистом, ответственным за оформление личных дел. Перечень вкладывают в папку с личными делами сотрудников и вносят новые записи при поступлении новой документации.

  • названия официальных бумаг и их номера;
  • количество листов.

Для отправки служебных бумаг по почте

Используется форма 107.

В бланк вносятся сведения о характеристиках и стоимости отправки: посылок, бандеролей, ценных писем.

Заверяется подписью почтового работника и календарным штемпелем.

  • сведения о получателе (ФИО или название организации);
  • примерная стоимость отправления;
  • количество отправленных предметов.

Для передачи в архив

Составляется в 2-х экземплярах, имеет несколько подразделов: оглавление, предисловие; основная часть, сокращения.

Подписывается ответственным сотрудником, рассматривается экспертной комиссией, утверждается руководителем компании;

Обязательные реквизиты титульного листа:

  • название архива;
  • наименование фонда и его номер;
  • наименование описи и ее номер;
  • крайние даты включенных дел.

На уничтожение

В перечне указывают всю документацию, срок хранения которой завершен. Его подписывает проводивший экспертизу сотрудник и анализирует экспертная комиссия. После утверждения бланк уничтожается вместе с содержимым папки, а факт уничтожения фиксируется соответствующим актом.

  • наименование структурного подразделения (если уничтожаются дела конкретного отдела);
  • общий заголовок для папок одной категории;
  • количество папок;
  • данные с обложек дел

Образец документа

Примерный образец

ЗАО «ЮниКредит Банк»

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

    документов дела _______________________________________________________
                                 (наименование дела, сделки)
___________________________________________________________________________
                       (наименование подразделения)

за ____________________ г.

---------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦Наименование документа¦  N и дата  ¦  Кол-во ¦  Примечание (N тома,  ¦
¦п/п¦                      ¦  документа ¦  листов ¦ копия/оригинал и др.) ¦
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
¦ 1 ¦           2          ¦      3     ¦    4    ¦           5           ¦
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
+---+----------------------+------------+---------+-----------------------+
----+----------------------+------------+---------+------------------------
Итого __________________________________________________________ документов
                        (цифрами и прописью)
_____________________________________   ___________   _____________________
наименование должности лица,              подпись      расшифровка подписи
составившего внутреннюю опись
"__" ___________ 20__ г.

Как формируется личное дело и зачем проводится опись документов в личном деле

С того момента, когда сотрудник считается официально принятым на работу, то есть, когда издан и подписан приказ об этом, на него формируется личное дело.  Это папка, в которую подшиваются все документы, касающиеся его трудовой деятельности на данном предприятии.

Оформление личного дела сотрудника, образец его, не регламентируется каким-либо общим для исполнения всеми работодателями нормативным актом. Обязанность кадровой службы вести такие дела установлена только в отношении Образец заполнения описи документов в личном деле работникагосударственных предприятий федеральным законом «Об основах государственной службы Российской Федерации» № 119-ФЗ от 31 июля 1995 г. Но понятие «личное дело» является устоявшимся и такие дела ведутся на предприятиях любой формы собственности.

Это удобный и рациональный способ сформировать единый пакет документов, объединенный общим назначение — полные и достоверные сведения о всех фактах трудовой биографии данного работника,. И, чем больше в личном деле будет таких документов, тем более объективное представление о нем может составить кадровая служба и руководство предприятия. И, значит, тем более объективными будут кадровые и управленческие решения, принимаемые в отношении данного сотрудника.

Поскольку личное дело формируется из копий и оригиналов документов, представленных в бумажном виде, чтобы было удобно осуществлять их поиск, формируется сотрудника. Посредством описи эти документы в установленном в документоведении порядке нумеруются, классифицируются и индексируются. Это позволяет при последующем хранении учесть каждый документ, срок хранения которого превышает 10 лет.

Государственные организации ведут внутренние описси документов личных дел в соответствии с п. 3.6.17 Правил Росархива от 06.02.2002 г. — далее — Правила. Для остальных предприятий эти Правила являются рекомендуемыми. И, если компания ведет документооборот в соответствии с теми нормами, которые установлены Росархивом, внутренняя опись личного дела образец, может быть использован тот, что предлагается в приложении №10 к Правилам.

Читайте также:

Назначение внутренней описи документов дела

Согласно действующему законодательству, под термином «дело» в делопроизводстве понимают совокупность документации, затрагивающей один вопрос или относящейся к одному участку деятельности (ГОСТ Р 51141 – 98). Процедура формирования дела включает группировку и систематизацию исполненной документации в соответствии с номенклатурой Образец заполнения описи документов в личном деле работникадел.

Завершающим этапом формирования дела считается составление внутренней , которая представляет собой учетный документ, содержащий полный перечень служебных бумаг, включенных в дело, с указанием порядковых номеров, идентификаторов, заголовков и дат, а также нумерацией листов дела. Она нужна для того, чтобы классифицировать и проиндексировать документацию, снабдить ее нумерацией.

Согласно пункту 3.6.17 Основных правил работы архивов организаций (разработаны ВНИИДАД, одобрены Коллегией Росархива 06.02.2002), внутренняя опись необходима:

для учета документации постоянного и временного хранения (более 10 лет), если она хранится по причине своей особой ценности (личные, следственные, судебные дела);

для учета дел постоянного и временного хранения, которые были сформированы по принципу объединения служебных бумаг одной разновидности, но их заголовки при этом не раскрывают их содержания;

Подобный перечень необходим, чтобы дать возможность заинтересованным лицам (например, при передаче бумаг на архивное хранение), сравнить содержание списка и фактическое наличие документации, проконтролировать ее сохранность и правильность оформления.

Внутреннюю опись составляют в соответствии с типовой формой на отдельном листе бумаги. Форма приведена в Приложении № 10 к вышеупомянутым Правилам и используется теми организациями, которые следуют нормам делопроизводства, установленным Росархивом.

Когда составляется опись архивных документов

Неисполненные и незавершенные в делопроизводстве документы находятся на у исполнителей, в структурных подразделениях. В каждом из подразделений есть сотрудник, отвечающий за делопроизводство в соответствии с приказом. В начале каждого календарного года завершенные и исполненные документы необходимо передать на хранение, составив их архивную опись.

На хранение документы, перечисленные в архивной описи, передаются в архив организации. Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению документов исполняет служба делопроизводства. Она же координирует действия остальных подразделений по подготовке документов к передаче на и составлению описей.

Оформление архивных описей в рамках плановой работы по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив начинается сразу после Нового года. Мероприятия по передаче документов в архив нужно завершить до конца I квартала.

Обратите внимание!

Передать исполненные документы по архивной описи на хранение в архив нужно не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после того, как они закончены в делопроизводстве.

Самые актуальные статьи из практического журнала «»

Кто составляет архивную опись?

Составление описи архивных документов — обязанность лиц, назначенных ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Эту функцию за ними нужно закрепить трудовым договором или должностной инструкцией.

По завершении календарного года ответственные лица проводят ревизию исполненных и завершенных документов. Эта работа ведется в тесном взаимодействии со службой делопроизводства и . На основании номенклатуры дел, утвержденной на предприятии, принимается решение о том, какие документы:

  • будут переданы на архивное хранение;
  • подлежат и утилизации.

Документы подразделения, передаваемые на хранение, включаются в архивную опись дел, подлежащие утилизации — в акты о выделении к уничтожению. Составление архивной описи дел и документов производится в соответствии с (далее — Правила).

Бланк описи архивных документов, образец приведен ниже.

Образец заполнения описи документов в личном деле работника

Практическая ситуация

Образец заполнения описи документов в личном деле работника

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «»

Отвечает Евгения Кожанова,
эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству.
 

Вам поручили провести экспертизу ценности (далее — ЭЦ) документов. Мы расскажем вам о том, как организовать экспертизу ценности, как правильно отобрать и внести документы в описи…

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все про НДФЛ
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: