Как заверить копии документов для налоговой

Содержание

Как правильно заверить копию многостраничного документа

Как заверить копии документов для налоговой

Вопрос:

Как правильно заверить копию многостраничного документа? Как должна выглядеть наклейка? Допускается ли сшивать копии документов в один пакет, если документы из разных по номенклатуре организации дел? Если да, то как проставить номер дела, в котором хранится документ, в заверительной надписи на наклейке?

Ответ:

Порядок заверения копии, в том числе для предоставления ее в другую организацию, описан в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016). Отметка о заверении копии должна выглядеть так:

Верно.

Генеральный директор Островская К.А. Островская

17.12.2018

Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2018 год.

Печать

Порядок заверения многостраничных документов описан в п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44):

«На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа».

Таким образом, на каждом листе ставится такая отметка:

Верно.

Генеральный директор Островская К.А. Островская

17.12.2018

Печать

А на последнем листе пишем полностью:

Верно.

Генеральный директор Островская К.А. Островская

17.12.2018

Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2018 год.

Печать

Что касается внешнего вида наклейки, то можно обратиться к письму Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336: «На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40—60 мм на 40—50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см. […] Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».

Лучше, если заверит копии генеральный директор. Несмотря на то что в приказе Минфина России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ (далее – Приказ Минфина № ММВ-7-2/628@) на это нет прямого указания, подпись генерального директора исключит возможные вопросы со стороны проверяющих органов. В крайнем случае нужно сразу давать указание на документ, дающий право другому работнику заверять копии документов, и приложить к направляемому пакету его копию:

Верно.

Главный бухгалтер Козлова А.А. Козлова (по Доверенности от 03.12.2018 № 12)

17.12.2018

[…]

Правила представления многостраничных документов на бумажном носителе (в том числе копий) в налоговую изложены в приложении № 18 к приказу Минфина № ММВ-7-2/628@:

Извлечение
из приложения № 18 к Приказу Минфина № ММВ-7-2/628@

4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.
5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов…, его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

Таким образом, отметка о заверении копии и заверительная надпись – два самостоятельных блока информации, которые должны присутствовать на сшитой копии. Путать и смешивать между собой их нельзя.

Приведем пример оформления оборотной стороны многостраничной копии документа на бумажном носителе для представления в налоговую:

Как заверить копии документов для налоговой

В одну сшивку помещается одна копия документа. Сшивок в один адрес может направляться несколько. Направление осуществляется с сопроводительным письмом, в котором в реквизите «Отметка о приложении» (п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016) описывается каждая из них:

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваш запрос направляем вам копии документов ООО «АБВ».

Приложение:           1. Копия Устава ООО «АБВ» на 20 л. в 1 экз.

2. Копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица на 1 л. в 1 экз.

3. …

Автор ответа: Кожанова Евгения Николаевна

Допускаются ли ошибки в нумерации

Перед тем как сшивать документы нитками, лучше удостовериться, все ли корректно оформлено. Особенно проверяйте, все ли страницы содержат верные номера. При небольших погрешностях (например, пропущены листочки) допускается буквенная нумерация, но только при согласии работников архива. Это означает, что все листы остаются без исправлений, а на пропущенных ставится цифра (предыдущего листа) и буква.

Как заверить копии документов для налоговой

Если же допущены грубейшие ошибки, то придется переделывать работу полностью. Для этого и нужен простой карандаш, чтобы можно было стереть некорректную информацию. Но даже если вы пользовались ручкой, не беда. Зачеркиваются аккуратно старые номера, а рядом вписываются новые. В этом случае меняется и заверительная записка. Она, конечно, не изымается из дела. Просто вкладывается новая.

Как заверить копии документов для налоговой пошаговая инструкция

Самый безопасный вариант — копировать и сшивать документы так, как рекомендует ФНС России (письмо от 5 ноября 2015 г. № ЕД-4-2/19237). Тогда вам точно не придется ничего переделывать и, более того, платить за каждую забракованную копию по 200 руб. штрафа или сразу 10 000 руб. в случае встречной проверки.

Как заверить копии документов для налоговой, смотрите ниже.

Как заверить копии документов для налоговой

Сделайте копии только на одной стороне листа.

Как заверить копии документов для налоговой

В каждой пачке должно быть не больше 150 листов (листов, а не страниц). Если их больше, делайте несколько пачек. Самый безопасный вариант — сшивать в пачку один многостраничный документ. Иначе налоговики могут потребовать переделать копии.

Как заверить копии документов для налоговой

Должно быть 2—4 прокола

Дыроколом или иглой, не важно. Главное не задевать текст

Сшивать листы одним проколом в верхнем углу неправильно.

Как заверить копии документов для налоговой

Проденьте в проколы прочную нить, например нейлоновую, веревку или ленту.

Как заверить копии документов для налоговой

Концы нити выведите на оборотную сторону последнего листа и свяжите посвободнее — чтобы можно было открыть, прочесть и снять копию.

Как заверить копии документов для налоговой

Пронумеруйте листы (а не страницы) арабскими цифрами. Начинайте нумеровать с 1.

Как заверить копии документов для налоговой

Сделайте прямоугольную наклейку из бумаги 40—60 мм × 40—50 мм.

Как заверить копии документов для налоговой

Наклейка должна закрывать узел полностью. За пределы наклейки выходят только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см.

Как заверить копии документов для налоговой

Заверяйте только пачку, а не каждый лист. На бумажной наклейке поставьте: количество листов; подпись руководителя с расшифровкой; дату заверения; печать, если она есть, так, чтобы оттиск частично заходил на подпись, дату на наклейке и последний лист.

Как заверить копии документов для налоговой

Составьте сопроводительное письмо с описью документов. Образец ниже.

Образец сопроводительного письма: копии документов для налоговой

Как заверить копии документов для налоговой

Основание. В сопроводительном письме напишите, — требование ИФНС, запрос ИФНС или др. Так налоговый инспектор быстрее сориентируется, .

Количество. Приведите общее число сшитых пачек. Сколько всего листов, писать не нужно. Достаточно показать, сколько листов в каждой отдельной пачке.

Подшивать сопроводительное письмо и опись к пачке не нужно. Отдайте один экземпляр налоговому инспектору. На втором попросите сделать отметку о приеме, чтобы в следующий раз ничего повторно не предоставлять.

Дорогой коллега, до 12 мая «Главбух» всего 12 990!

Успейте оформить годовую подписку выгодно.

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 222-15-72.

  • Статьи по теме:
  • Как главбуху защитить деньги и секреты компании
  • Как налоговики относятся к массовым бухгалтерам
  • Бухгалтеры теперь ищут экстремистов: но сначала надо пройти квест
  • Следить за переплатой налогов — не проблема инспекции
  • Как сдавать документы без штрафов и заморочек — подсказки налоговиков

Как заверить копии документов для налоговой

Темы: 

  • Налоговый контроль и проверки
  • Налоговый контроль

Как заверить копии документов для налоговой

Будьте в курсе!
Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.

Необходимые материалы для прошивки документов

Существует несколько распространенных способов сшивания документации.

Справка

Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и имеющихся приспособлений.

  1. Классическим способом считается скрепление листов с помощью нити. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки документов используют иглу или дырокол. После сшивания нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью.
  2. Для применяется шуруповерт и плотная веревка.
  3. В некоторых случаях можно воспользоваться специальным оборудованием — станком для прошивки документов или переплетной машиной. Такой вид сшивания чаще всего используется в типографиях.

Аппарат для прошивки документов

Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации. Подобные устройства для прошивки документов позволяют скреплять довольное большое количество листов с помощью пластиковой или металлической пружины. При креплении на пластик папку можно легко расшить.

В некоторых случаях, например при , целесообразно использовать термобиндер. Это устройство для клеевого бесшовного скрепления. Такое скрепление оптимально для большого количества листов (более 80-100).

Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами.

Полезная статья: Более подробно о том, читайте в электронной версии журнала

Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью. Использование переплетной машинки оптимально для прошивки большинства официальных документов.

Нитки для прошивки документов

Для сшивания, как правило, используют банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки. Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками. Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным.

Полезная статья: Читайте о том,

Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ». Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210. Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность 210 текс. Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур. Они долговечны и удобны в использовании.        

Наклейки для прошивки документов

Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки. Они содержат информацию о количестве листов и выполняют функцию печати, подтверждающей . К оформлению подобных стикеров существует ряд требований:

  • Бумажная наклейка имеет прямоугольную форму размером 60х40 мм.
  • При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными.
  • Обязательна надпись «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _____ листов», где вместо прочерка ставят количество листов.

Полезная статья: Узнайте больше о , принятых в современном делопроизводстве

  • Необходимо оставить свободное место для отметки с указанием должности ответственного лица, его ФИО, подписи и даты подписания.
  • Наклейка заверяется печатью, оттиск которой должен частично попадать на саму подшивку.

Как формировать дела для архива перед тем, как сшивать

Перед тем, как сшивать листы в дела, проверьте, все ли правила вы учли. Приведем основные моменты:

  • дело на бумажном носителе, толщина которого не превышает 4 см., не должно содержать более 250 листов;
  • Внутри дела при прошивке документов необходимо проставить нумерацию страниц. Нумеровать листы надо карандашом в правом верхнем углу;
  • составьте лист-заверитель дела и поместите его в конце дела. Образец смотрите в конце статьи (рис. 1);
  • составьте внутреннюю опись документов и прикрепите в начале дела. Образец в конце статьи (рис. 2);
  • оформите обложку дела по образцу из конца статьи (рис. 3);
  • проверьте, какие документы нужно прошивать и скреплять печатью в дело. В папку помещают документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также возвратные бумаги, нельзя;
  • документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела. Причем в дело включают по одному экземпляру каждого документа. Группируют бумаги одного календарного года;
  • из документов необходимо убрать железные скобы и скрепки. Бумаги для длительного срока хранения нельзя прокалывать дыроколом.

В зависимости от сроков хранения проводят полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Разобраться поможет таблица.

 Подсказки от

Эксперты на примерах разобрали, как правильно хранить документы. Посмотреть лекцию можно в программе «».

Таблица с правилами полного и частичного оформления дел

Полное оформление дел

Частичное оформление дел

Подшивка или переплет дела;

Нумерация листов дела;

Составление листа-заверителя;

Составление внутренней описи документов, если она нужна;

Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Систематизация документов в деле не обязательна;

Нумерацию можно не наносить;

Составление заверительного листа не требуется;

Оформление титульного листа обязательно;

Подшивка в папку.

Обратите внимание – на три отверстия можно прошить документы только для пользования. Например, копии документов, которые предоставляют третьим лицам

  • Как сшить документы на 2 или 3 дырки
  • Архивные документы нельзя прошивать на два или три прокола. Используют только четыре прокола.
  • Документы, которые составляют дело на бумажном носителе, прошивают нитками на четыре прокола в твердую обложку или переплетают с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них.
  • Пропустить нить для сшивания документов через три прокола можно только для малоформатных дел (П. 4.21. Правил).

Заказ на выдачу документов

В очень крупных организациях с большим архивом целесообразно начинать процесс использования документов архива с заказов работников на выдачу дел (Приложение 17 к Основным правилам). 

Обратите внимание: в форме, предложенной Росархивом, требуется указать цель исследования. Но в негосударственной организации работники редко приходят в архив с научно-исследовательскими целями, поэтому в соответствующем поле можно попросить указать «цель заказа документов»

Кроме того, желательно попросить работника назвать структурное или обособленное подразделение, в котором он работает: особенно это актуально для организаций с широкой сетью филиалов.

В условиях архива предприятия ценность этой формы состоит в том, что, частично заполненная, она может быть направлена работникам архива по электронной почте, и у них будет время на поиск дела. На своем рабочем месте, собираясь сделать заказ, работник заполнит графы 1–4 (источник информации для их заполнения – научно-справочный аппарат к документам архива) и отправит заявку в архив.

Когда работник приедет получать заказанное дело, заявка будет распечатана и зарегистрирована работниками архива. При получении документов сотрудник-заказчик распишется в графе 5, а при возврате работник архива поставит подпись в графе 6.

Исполненная заявка остается в архиве и хранится до проведения проверки состояния и наличия дел.

Приведем пример заполненной заявки (требования) на выдачу документов.

Открытое акционерное общество

«Всероссийский промышленный холдинг»

Архив

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)

    13.11.2014                                     № 648

Москва

                        РАЗРЕШАЮ

                        выдачу дел

      Начальник архива

                     Степанова Р.В. Степанова

                        13.11.2014

Романов Г.А.

(фамилия и инициалы работника подразделения)

Екатеринбургский филиал, производственно-технический отдел

(наименование подразделения)

Разработка технико-экономического обоснования строительства

(цель заказа документов)

Фонд №

Опись №

Ед.хр. №

Заголовок ед.хр.

Расписка пользователя в получении

Расписка работника архива в приеме

1

2

3

4

5

6

1

4

23

Проектно-изыскательские заключения (2003 г., т. 2)

Романов

Соколова

Форму заявки, подробную инструкцию по ее заполнению и образец целесообразно предложить для ознакомления работникам в инструкции по делопроизводству, положении об архиве или в другом локальном нормативном акте, регулирующем работу архива. В более «камерных» случаях, когда и организация, и ее архив невелики, можно обойтись и без письменного заказа. Факт выдачи документа итак будет зафиксирован в формах, о которых мы поговорим далее.

Бланк листа-заверителя

Чтобы ускорить процесс формирования дел и унифицировать существующую учетную документацию, для таких документов как опись и лист-заверитель дела, на законодательном уровне разрабатывают и утверждают собственные специальные бланки.

Согласно Правилам архивного дела, утвержденным Министерством культуры (Приказ №526 от 31.01.2015), заполнение листа-заверителя входит в процедуру оформления дел на бумажном носителе наряду с подшивкой документации, ее нумерацией, составлением внутренней описи и оформлением обложки. Его форма определена нормативными требованиями к организации хранения архивных документов. Образец бланка листа-заверителя дела содержится в Приложении N 8 к Правилам архивного дела.

Справка

К стандартным реквизитам бланка относятся:

  1. Название вида документа;
  2. Наименование должности составителя;
  3. Подпись;
  4. Расшифровка;
  5. Дата составления;

В бланк вносят следующую информацию:

Общее количество листов дела (указывают прописью и цифрами);

Литерные номера;

Пропущенные номера;

Особенности физического состояния и формирования дела;

Рекомендованный для оформления бланка формат бумаги — А4. Это должна быть отдельная страница, которая подшивается в дело последней. В ситуации, когда дело изначально оформлено и прошито без листа-заверителя, нет необходимости расшивать том, чтобы подшить в него бланк. Достаточно заполнить его и приклеить на верхнюю часть к внутренней стороне обложки. В результате оформленное дело будет выглядеть следующим образом:

Обложка;

Титульный лист;

;

Подшитые в дело служебные бумаги;

Лист-заверитель;

Обложка;

Есть ли отличия в оформлении документов для налоговой

Мы неспроста хотим особое внимание уделить именно оформлению документов для налоговой. Знание нюансов и особенностей позволит избежать некоторых проблем, а именно придирок со стороны контролирующих лиц

Небрежность в этом вопросе может породить лишние претензии.

Таких случаев немало, когда возвращают дела, мотивируя ненадлежащим оформлением. Неспроста Минфином РФ было дано специальное разъяснение (письмо от 29.10.15г. № 03-02) относительно правильности предоставления прошитых документов, а также их копий в бумажном виде.

Как заверить копии документов для налоговой

Хочется напомнить, что при проведении проверок налоговая имеет право истребовать в бумажном варианте копии документов, которые должны быть заверены. Минфин разъясняет, что копия — это экземпляр, полностью воспроизводящий оригинал. Заверенным считается только тот вариант, на котором присутствуют все реквизиты, дающие бумаге юридическую силу. При этом ведомством даются рекомендации, как правильно сшивать документы и их копии. Даже ксерокопии подаются подшитыми. И не принимаются в ином виде.

Передача документов архива в другую организацию

Если документы передаются в другую организацию, оформляется специальный акт о выдаче дел во временное пользование (Приложение 18 к Основным правилам). В акте нужно указать, помимо перечня передаваемых дел, адрес организации, которая их получает, с какой целью и на каком основании. Основанием для выдачи дел в другую организацию может быть письмо-запрос (как в нашем примере), но на этом письме обязательно должна стоять положительная резолюция руководителя компании, в архив которой обращаются.

Само по себе письмо не является основанием для выдачи дел. Кроме того, дела могут быть выданы на основании приказа генерального директора, во исполнение приказа вышестоящего ведомства и т.д.

Срок возврата документов прописывается на акте. Согласно пункту 4.5.2. Основных правил, процитированному нами выше, этот срок не должен превышать трех месяцев.

Новые статьи

  • Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу
  • Что такое рекламация и как на нее реагировать
  • Как оформляется доверенность на право подписи документов в 2018 году
  • Внутренняя опись личного дела
  • Акт списания материальных ценностей: осваиваем теорию и изучаем образец

Подписывают акт руководители двух организаций, после чего подписи скрепляются  печатями организации(п. 4.5.6. Основных правил). Непосредственный прием-передача документов, а также возврат их на место фиксируются работниками архива двух организаций.

Приведем пример заполненного акта о выдаче дел во временное пользование.

Открытое акционерное общество

«Всероссийский промышленный холдинг»

АКТ

14.11.2014                                                       № 12

Москва

о выдаче дел во временное пользование

ООО «РПН-Экология»

ул. Профсоюзная, д. 345, оф. 456, Москва,

123456

Основание: письмо ООО «РПН-Экология» от 10.11.2014 №742 (вход. от 11.11.2014 № 3456/78).

Для какой цели выдаются дела: экологическое исследование

Выдаются следующие ед. хр. из фонда № 1 архив Открытого акционерного общества

(название фонда)

«Всероссийский промышленный холдинг»:

№ п/п

Опись №

Ед. хр. №

Заголовок ед. хр.

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

1

3

12

Технические отчеты о неизменности производственных процессов используемого сырья

31.01.2003 – 15.12.2003

118

2

2

34

Таблицы со сведениями о перевозке отходов промышленного производства

25.08.2003 – 29.12.2003

234

Всего выдается 2 (две)____________ ед. хр., срок возвращения 15.12.2014.

                                     (цифрами и прописью)

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Генеральный директор

открытого акционерного общества

«Всероссийский промышленный холдинг»

Волков П.Р. Волков

14.11.2014

(печать организации)

Генеральный директор

                ООО «РПН-Экология»

        Светланова С.М. Светланова

                14.11.2014

                   (печать организации)

Выдал дела по поручению руководства открытого акционерного общества

(наименование организации)

«Всероссийский промышленный холдинг»

Начальник архива

Степанова

Р.В. Степанова

14.11.2014

Принял дела по поручению руководства ООО «РПН-Экология»

(наименование организации)

Помощник генерального директора

Ковалева

А.И. Ковалева

14.11.2014

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал по поручению руководства организации-получателя.

Помощник генерального директора

Ковалева

А.И. Ковалева

15.12.2014

Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела

Начальник архива

Степанова

Р.В. Степанова

15.12.2014

Акт о выдаче дел во временное пользование составляется в двух экземплярах: один остается в выдавшем документы архиве, другой организация-заказчик забирает себе.

Мы рассмотрели порядок выдачи документов из архива организации во временное пользование как собственным сотрудникам, так и по запросам других компаний. Соблюдение инструкций Росархива, изложенных в Основных правилах, обеспечит не только эффективное хранение документов, но и постоянный контроль за их использованием.

Основные принципы сшивания документов

Обложка

Для каждой папки, в которую вы будете подшивать документы, подберите картонную обложку. Обложки бывают трех видов:

  1. Стандартные. Размер — 22,9х32,4 см. В папках с такими обложками хранятся листы стандартного размера А4. 
  2. Нестандартные. Размер и пропорции нестандартных обложек зависят от формата подшиваемых деловых бумаг. 
  3. Обложки для длительного хранения бумаг. Главная особенность таких обложек — материал, из которого они сделаны. Это твердый картон, предназначенный для хранения более 25 лет. Размер и пропорции обложек для длительного хранения зависят от формата подшиваемых бумаг.

На обложке напишите следующие сведения:

  • Наименование компании.
  • Название структурного подразделения. Например, «Финансовый отдел».
  • Индекс дела.
  • Заголовок дела.
  • Срок хранения.
  • Номер тома (если томов несколько).
  • Количество листов дела.
  • Дата формирования дела.

Как правильно оформить обложку дела, рассказывается в статье «».


Опись

К каждому делу прикладывается опись. В нее включите следующие сведения:

  • Заголовок дела.
  • Дату составления подшивки.
  • Срок хранения.
  • Аннотацию. Это краткое описание документов дела и причина, по которой оно передано на хранение.

На заметку! Листы описи не включается в нумерацию.

Существует три варианта хранения описи в деле:

  • подшить в общую папку;
  • приклеить к обратной стороне обложки дела;
  • хранить отдельно.

Рекомендуем подшить опись к основному делу: так она лучше сохранится.


Как правильно оформить опись дел, рассказывается в статье «».


Нумерация листов

Листы дела нумеруйте арабским цифрами. Как правило, нумерация не вызывает затруднений, но учитывайте ряд нюансов:

  • Нумеруйте листы, а не страницы. На страницах оставляйте ту нумерацию, которая была. Она может отличаться от создаваемой вами. 
  • Номера листов ставьте в правом верхнем углу. Следите, чтобы номер не касался основного текста. 
  • Приложения к документам нумеруйте в общем порядке, то есть сразу после документа, к которому они прилагаются. 
  • Если в состав дела входят письма, то сначала пронумеруйте конверт, а потом — все листы, входящие в него. 
  • Каждый том нумеруйте отдельно, если в деле несколько томов. 
  • Лист большого формата нумеруйте в правом верхнем углу, потом согните и подшейте под один край. 
  • Составьте опись содержимого, если к листу приклеены другие документы (чеки, квитанции, билеты и др.), а лист нумеруйте в общем порядке, то есть как один лист. 
  • Нумеруйте склейку как один лист, если в деле есть склейки нескольких листов, а в описи укажите, сколько листов содержит склейка.

Способы прошивки документов

Компоненты дела сшивают несколькими способами:

  • С помощью иглы и нитки. Используйте этот способ для сшивания дел небольшого объема. Прошивайте в два прокола, а на обороте концы нитки свяжите друг с другом. К узлу приклейте наклейку с заверительной надписью и печатью. О том, как составить заверительную надпись «Прошито и пронумеровано», будет рассказано далее. 
  • С помощью дырокола и нитки. Используйте этот способ для сшивания дел большого объема. По технологии он аналогичен первому способу, только вместо иглы используют дырокол. Обложку дела при этом не подшивают. 
  • С помощью дрели (шуруповерта) и шнура. Это способ применяйте для формирования дел очень большого объема. Вместо нити используйте веревку или шнур. При таком способе сшивания обложка подшивается к делу. 
  • С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ используют в типографиях.

На заметку! Журнал учета трудовых книжек перед прошивкой опечатайте с помощью пломбы.

Общая схема прошивки документов представлена на рисунке ниже:

Как заверить копии документов для налоговой

Рис. 1. Общая схема прошивки документов

Читайте также:

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все про НДФЛ
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: