Что нужно знать при оформлении записки-расчета при увольнении

Процедура заполнения ведомости

Специалист отдела кадров рассчитывает и указывает в справке число невостребованных дней отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию. Если сотрудник отгулял больше дней, чем положено, то должен вернуть часть отпускных. Затем ведомость передается в бухгалтерию, где на основании указанных данных и сведений о зарплате рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск и прочие выплаты. Процесс заполнения документа имеет установленный формат, который необходимо соблюдать.

Лицевая сторона

Что нужно знать при оформлении записки-расчета при увольненииПример заполненного документа, первая страница.

В верхней части бланка специалист отдела кадров должен указать:

  • полное наименование предприятия;
  • код учреждения в соответствии со справочником ОКПО;
  • номер, присвоенный документу;
  • дату заполнения бланка.

Из личной карточки сотрудника в форму вносятся сведения:

  • дата и номер заключенного трудового соглашения;
  • ФИО;
  • персональный табельный номер;
  • наименование структурного подразделения;
  • занимаемая должность.

Далее указываются сведения об увольнении, которые берутся из приказа:

  • дата расторжения контракта;
  • причина увольнения и соответствующая статья ТК;
  • номер увольнительного приказа и дата его составления.

Ниже записывается число дней невостребованного отпуска или взятого авансом и период, за который выполнен расчет.

Если у лиц, ответственных за формирование бланка недостаточно опыта, следует изучить основные нормативные документы и образец заполнения записки-расчета при увольнении. За нарушение трудового кодекса могут последовать взыскания не только со стороны инспекции по труду, но и налоговых органов.

Специалист, заполнивший бланк, проверяет достоверность данных и ставит внизу дату его составления и подпись.

Оборотная сторона

Обратная сторона записки-расчета.

Бухгалтер вначале рассчитывает отпускные в разделе, состоящем из 2 таблиц. Левая таблица заполняется данными:

  1. Год расчетного периода.
  2. 12 месяцев, которые предшествовали дате увольнения.
  3. Размер выплат, соответствующий каждому месяцу в течение расчетного срока.

В правой таблице записки-расчета при увольнении необходимо указать:

  1. Количество календарных дней в расчетном периоде. Когда отработан целый месяц, принимается условное число календарных дней 29,4. Если отработан не весь месяц, расчет выполняется по формуле: (24,9количество  календарных дней в месяце )*число отработанных дней
  2. Количество часов – заполняется в случае суммированного учета времени работы.
  3. Сумму среднедневной зарплаты, которая вычисляется по формуле:  размер начислений (берется итог графы 3)число календарных дней (из графы 4 или 5)
  4. Количество отпускных дней, взятых наперед.
  5. Число невостребованных дней отпуска при увольнении.
  6. Размер начислений за невостребованный отпуск. Расчет компенсации выполняется по формуле: (графа 8-графа 7)*графа 6.

Чтобы информация была верной нужно правильно рассчитать выплаты.

Особенности расчета

Заполнив графы от 1 до 9, бухгалтер приступает к последней таблице, состоящей из 4 блоков:

  • «Начислено»;
  • «Удержано»;
  • «Задолженность»;
  • «Причитается к выплате».

В графы с 10 по 19 следует внести:

  1. Сумму отпускных (берется из графы 9).
  2. Выходное пособие, заработок на время трудоустройства и прочие начисления.
  3. Размер начисленной зарплаты.
  4. Итоговый размер всех начислений (складываются графы 10, 11, 12).
  5. Размер подоходного налога, который составляет 13% и удерживается со всех начислений (графа 13). Если показатель получился с копейками, его следует округлить до целого числа.
  6. Прочие удержания, в том числе за отпуск.
  7. Итоговый размер всех удержаний (суммируются графы 14 и 15).
  8. Задолженность компании перед увольняемым (к примеру, какие-либо невыплаченные средства за предыдущие месяцы).
  9. Размер задолженности сотрудника перед компанией.
  10. Размер выплаты, которую получит сотрудник (необходимо из графы 13 вычесть 16).

Окончательную сумму необходимо обозначить под таблицей цифрами и дублировать прописью. Здесь же обозначаются реквизиты платежной ведомости или рассчетно-кассового документа, по которому выплачиваются деньги.

Факт! Если причиной увольнения является сокращение штатов или ликвидация предприятия, то сотруднику положено выходное пособие в размере средней зарплаты за 2 месяца. Кроме этого, деньги за использованный отпуск из него удерживаться не должны.

После проведения всех вычислений бухгалтер подписывает расчетный лист при увольнении и ставит свои ФИО.

Заполнение документа

Внесение всех реквизитов на главную страницу документа является обязательным. В частности, лицевая сторона должна содержать сведения о предприятии и работнике, действовавшем между ними трудовом договоре, даты принятия сотрудника на должность и его увольнения.

Образец заполнения записки расчета по форме Т-61

Оборотная часть документа отражает сведения о периоде, за который проводятся расчеты по оплате отпуска, а также информацию о начисленных выплатах по вознаграждению работника. При этом расчетная величина периода – двенадцать месяцев, предшествующих последнему рабочему месяцу.

В расчетах за неиспользованный отпуск к вниманию принимаются все выплаты: премиальные, по оплате труда и установленные надбавки. Единоразово выплаченные премии, суммы материальной помощи, социальных и поощрительных выплат и подарков в расчет не берутся.

В документе по форме Т-61 предполагается отражение расчетов по отпускному стажу и среднедневному заработку. Стаж отпускной – это количество календарных дней, отработанных работником

При его исчислении принимаются во внимание оплачиваемые отпуска, рабочий период, дни декретных и больничных.

Не включаются в расчет период ухода за ребенком, а также дни, когда сотрудник был отстранен от работы. Для сотрудников, которые вынуждены были брать отпускные дни по уходу за детьми или работали неполный рабочий день, такие периоды будут учтены при расчете отпускного стажа.

Иные важные особенности составления и оформления документа

Записка-расчет предполагает составление ее по действующей и общепринятой форме, под номером Т-61. Данная форма предполагает наличие специального бланка, который уже содержит в себе все необходимые отметки для последующего заполнения

Важной особенностью порядка создания документа является тот факт, что в данной процедуре обязательно должны принимать участие два сотрудника – один от бухгалтерии, другой — от отдела кадров.

В обязанности кадрового сотрудника входит указание всех соответствующих сведений: данных о сторонах трудовых правоотношений, непосредственной причины расторжения соглашения и т.д. Сотрудник отдела кадров обязательно должен указать и ссылку на документ-основание, которым является приказ. После внесения всех сведений, относящихся к кадровой службе, уполномоченный сотрудник ставит собственную подпись, подтверждая личное составление документа.

Вся обратная сторона записки-расчета предусматривает ее заполнение сотрудником бухгалтерии. Именно он заполняет все представленные там таблицы, предварительно осуществляя необходимые расчеты. Только после внесения всех числовых значений сотрудник бухгалтерии должен еще раз проверить документ и поставить собственную подпись в положенном месте.

Далее бухгалтерия, на основании ранее созданной и заполненной записки-расчета, осуществляет все необходимые перечисления. Денежные средства могут быть как выданы сотруднику на руки, так и перечислены на банковскую карту, в зависимости от порядка, установленного внутри конкретной организации. По общим правилам все положенные выплаты должны быть осуществлены в последний день нахождения сотрудника на своем рабочем месте. В случае задержек в отношении работодателя могут быть установлены серьезные меры ответственности за допущенные нарушения.

Таким образом, записка-расчет является важным документом, создание и оформление которого является обязательным этапом во время осуществления процедуры увольнения. Это единственный вид подобных документов, который включает в себя как правовую информацию, например, об основаниях увольнения, так и бухгалтерские расчеты. Именно поэтому к его оформлению работодателю следует отнестись ответственно.

Еще одним важным нюансом является тот факт, что записка-расчет может быть создана только при наличии соответствующего основания. Таким основанием является приказ об увольнении, который создается работодателем и подписывается обеими сторонами трудовых отношений. 

Заполняем расчетную часть формы Т-61

Расчетная часть формы Т-61 заполняется в бухгалтерии. При этом правила расчета компенсации за неиспользованный (или использованный авансом) отпуск действуют те же, что и для расчета обычных отпускных.

Т. е. для нашего примера в форму Т-61 в качестве расчетного периода попадут месяцы с января по август и заработок за эти месяцы.

ВАЖНО! При расчете компенсации учитываются не все выплаты, производимые в адрес работника работодателем. Полный список учитываемых в расчете доходов приведен в п

2 положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. А те выплаты, которые учитывать не нужно, содержит п. 5 постановления № 922.

На основании внесенных в форму Т-61 исходных данных в ней же осуществляется расчет:

  • среднего дневного заработка;
  • суммы компенсации, причитающейся за дни неиспользованного отпуска или подлежащей удержанию из выплат работнику;
  • итоговой суммы, полагающейся к уплате работнику с учетом начисленной ему за последний месяц работы зарплаты и налога на доходы, удерживаемого с произведенных при увольнении начислений.

И здесь же делается отметка о выплате этой итоговой суммы с расшифровкой ее величины и указанием реквизитов расходного документа.

Подробнее о нюансах расчета компенсации читайте в статье «Расчет компенсации за неиспользованный отпуск по ТК РФ».

Скачать бланк формы Т-61 можно на нашем сайте.

Что нужно знать при оформлении записки-расчета при увольнении

Скачать бланк формы Т-61

Заполненный образец формы также можно посмотреть и скачать на нашем сайте.

Что нужно знать при оформлении записки-расчета при увольнении

Порядок оформления и применения записки-расчета

Записка-расчет оформляется уполномоченными сотрудниками предприятия по утвержденной форме №Т-60 или на индивидуальном бланке, разработанном на предприятии. На каждого служащего, уходящего в отпуск, заполняется отдельный документ.

Необходимо отметить, что оформление данного документа не является обязательным. Руководство предприятия самостоятельно принимает решение относительно его применения. На практике руководство фирм с небольшим количеством сотрудников зачастую не используют данные заявления. Более крупные компании для обеспечения учета отпусков и контроля за произведение необходимых выплат оформляют данные документы. Ряд специализированных программ, предназначенных для бухгалтерского учета имеют встроенную систему авто заполнения бланка Т-60 при направлении служащих в отпуск.

Как уже было отмечено ранее, лицевую сторону заполняет кадровик на основании приказа руководителя предприятия. По сути, первая станица заявления-расчета дублирует текст приказа об отпуске. После её заполнения уполномоченный сотрудник ставит свою подпись, подтверждая достоверность внесенных данных. Далее документ направляется в бухгалтерию для внесения информации относительно расчета отпускных.

Бухгалтер осуществляет выборку нужной ему информации, которую следует внести на оборотную сторону заявления. Производятся необходимые расчеты для определения величины выплат конкретному сотруднику. При этом отмечается не только общая информация относительно всей суммы отпускных, но и данные об отчислениях с этой суммы и денежные средства, выданные служащему на руки или перечисленные на карту.

После оформления записки-расчета и подписания её всеми уполномоченными лицами, она подшивается к расчетным документам по зарплате за текущий отчетный месяц, где оставляется на хранение. Ознакамливать сотрудника с ней не требуется. Однако по заявлению трудящегося, ему должны выдать копию данного документа.

Для чего нужна записка-расчет

Выплатить отпускные сотруднику нужно не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК). Расчет отпускных оформляют первичным документом. Для этого и понадобится записка-расчет, в которой отражают сумму отпускных (ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Записку-расчет оформляют на основании приказа о предоставлении отпуска. Подписывают документ специалист кадровой службы и бухгалтер, который делал расчет.

Что нужно знать при оформлении записки-расчета при увольнении

предупреждает

Роструд решил, что перечислять отпускные сотрудникам нужно не за три дня до отпуска, а за четыре. Редакция направила официальный запрос в Роструд. В нем описали конкретную ситуацию. Спросили, какой день чиновники считают крайним, чтобы выплатить отпускные. Предложили чиновникам на выбор два варианта.

Где и сколько хранить записку-расчет

Хранение первичных учетных документов по оплате регламентировано законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно закону, они должны храниться не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 ФЗ № 402). К ним относятся утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 первичные документы, содержащие сведения о финансовом положении работодателя и движении средств: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), расчетная (форма № Т-51) и платежная ведомости (форма № Т-53).

Прочие документы первичного учета, в том числе форма № Т-61, подлежат хранению, согласно правилам и срокам, установленным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ». Правила хранения, учета и использования официальных бумаг Архивного фонда РФ, контроль за их соблюдением относятся к полномочиям Министерства культуры РФ (п. 2 ч. 1 ст.

Упрощенная записка-расчет о предоставлении отпуска

Чтобы упростить унифицированный бланк Т-60, уберите строки и графы, которые не используете. Например, для дополнительного отпуска, если его не оплачиваете, о количестве часов расчетного периода, если суммированный учет рабочего времени в вашей компании не ведется. Оставьте сведения, которые заполняете.

Как отразить данные предыдущего примера в упрощенном бланке записки-расчета, смотрите ниже.

Записка-расчет на отпуск: образец заполнения упрощенной формы

Читайте также: Приказ о предоставлении отпуска с последующим увольнением: образец

Дорогой коллега, до 12 мая «Главбух» всего 12 990!

Успейте оформить годовую подписку выгодно.

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 222-15-72.

  • Статьи по теме:
  • Отпуск в мае 2019 года: как считать дни отпуска
  • Страховые взносы с отпускных: когда платить в 2019 году
  • Сотрудник заболел до или во время отпуска
  • Как получить компенсацию за неотгуленный отпуск без увольнения
  • Образец приказа о продлении отпуска в связи с больничным листом в 2019 году

Что нужно знать при оформлении записки-расчета при увольнении

Темы: 

  • Отпускные
  • Первичные документы
  • Выплаты персоналу

Что нужно знать при оформлении записки-расчета при увольнении

Будьте в курсе!
Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.

Нужно ли выдавать сотруднику расчетный лист

Нередко случается так, что при увольнении работнику не выдают расчетный лист. Правильно ли поступает руководство предприятия в этом случае? Этот вопрос очень подробно описывается в статье 136 ТК РФ.

Что нужно знать при оформлении записки-расчета при увольнении

Пример расчетного листа

Как отмечено в Трудовом кодексе, работодатель обязан представлять своему работнику расчетный лист, в котором нужно прописать следующее:

  • Положенная ему заработная плата за определенный временной промежуток.
  • Сумма средств, которая была удержана из заработной платы.
  • Общая сумма, причитающаяся к выдаче на руки перед увольнением.

Что нужно знать при оформлении записки-расчета при увольненииКакая будет получена компенсация при увольнении по собственному желанию? Давайте разберем подробнее.

Здесь вы узнаете, как оформить увольнение в связи со смертью работника.

Как правильно уволить сотрудника за несоответствие занимаемой должности? Об этом подробнее .

При этом не имеет значения, в каком виде выдается заработная плата – наличными или на банковскую карточку, работодатель в любом случае должен выдать сотруднику расчетный листок в день его увольнения. В обратном случае грозит административная ответственность в виде штрафа в размере:

  • От 1000 до 5000 рублей на должностных лиц, которые не выдали документ.
  • От 1000 до 5000 рублей лиц на физлицо, которое не оформило ИП или ООО. В данном случае возможна приостановка деятельности на срок до трех месяцев.
  • От 30000 до 50000 рублей на юрлицо (или приостановка деятельности на 90 дней).

Более подробная информация раскрыта в статье 25 КоАП РФ.

Сущность и основные функции документа

Наибольшую важность такой документ, как записка-расчет, играет для бухгалтерии. Именно на нее будет ориентироваться специалист, производя соответствующие начисления

Записка-расчет является обязательным документом, который создается исключительно при увольнении работника и ни в каких иных случаях.

Записка расчет составляется практически во всех видах увольнения, включая разрыв трудовых отношений по следующим причинам:

  • если инициатором ухода стал сам сотрудник, изъявив данное желание в соответствующем письменном заявлении;
  • если увольнение является одной из мер дисциплинарного взыскания, примененного к работнику за допущенные им нарушения. Важным нюансом при этом будет выступать тот факт, что каждое нарушение обязательно должно быть подтверждено в документальном порядке, иначе примененное наказание будет признано абсолютно неправомерным;
  • если деятельность предприятия полностью прекращается, например, в случае признания организации банкротом в судебном порядке. В таком случае правовым основанием для увольнения будет служить официальное решение, выданное судебным органом;
  • в тех случаях, когда трудовое соглашение сторон было расторгнуто работодателем, при наличии веских причин и оснований для данного действия;
  • когда в организации необходимо провести массовое сокращение и существенно уменьшить текущее количество единиц в штате при наличии веских причин на данное действие и т.д.

Фактически абсолютно любой случай расторжения трудового договора предполагает обязательное составление записки-расчета, ведь работнику всегда положены какие-либо выплаты перед увольнением.

Образец заполнения унифицированной формы Т60

Записка-расчет имеет две стороны. Лицевая сторона бланка состоит из основных сведений о работнике и предоставленном отпуске. На другой стороне бланка оформляется непосредственно расчет отпускных.

На первой странице необходимо заполнить данные работника: ФИО, структурное подразделение, должность. Затем необходимо заполнить графы на каком основании предоставляется отпуск и его длительность: а) ежегодный оплачиваемый отпуск и б) ежегодный дополнительный (другой) отпуск.

Далее, на другой стороне унифицированной формы Т-60, производится непосредственно расчет отпускных работника.

В графу 3 необходимо внести общую сумму выплат работнику отдельно за каждый месяц периода (по общему правилу период составляет 12 месяцев), с учетом всех корректировок — без каких-либо расчетов. Например, в феврале работнику повысили заработную плату, а в апреле он получил премию по итогам квартала — в справке вы указываете итоговую сумму.

При заполнении графы 4 необходимо учитывать, что при расчете отпускных применяется среднемесячное число календарных дней. В 2016 году 366 календарных дней. Из этого количества 119 дней являются выходными, рабочих дней при пятидневной рабочей неделе получится 247. Принятое среднемесячное количество календарных дней составляет 29,3 дня. Если работник отработал месяц не полностью, то необходимо произвести дополнительный расчет. Для этого поделите среднемесячное число дней (29,3) на фактическое число дней месяца и умножьте на отработанные дни. Например, работник болел 4 дня в августе 2016 года. В таком случае количество отработанных дней в августе получится: (29,3 : 31) х (31 — 4) = 25,5 дней.

Графу 5 вы заполняете в случае, если сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени.

В графе 6 необходимо указать средний дневной или часовой заработок. Как его рассчитать? В случае, если расчетный период отработан полностью, расчет выглядит так: заработок работника за расчетный период разделите на 12 и на среднемесячное число календарных дней — 29,3.

Отпускные, которые необходимо выплатить работнику, рассчитываются следующим образом: средний дневной заработок необходимо умножить на количество дней отпуска из графы 7 и вычесть из полученной суммы НДФЛ и иные удержания.

Ознакомьтесь с образцом заполнения формы, чтобы верно заполнить бланк и не допустить ошибок. Образец заполнения унифицированной формы Т-60 приводим ниже:

t60-1.png

Что нужно знать при оформлении записки-расчета при увольнении

Что нужно знать при оформлении записки-расчета при увольнении

Образец документа

Унифицированная форма N Т-61

                                                    -----------------------
                                                   ¦  Форма  ¦    Код    ¦
                                                   +---------+-----------+
                                                   ¦ по ОКУД ¦  03010052 ¦
      Закрытое акционерное общество "Реверс"       +---------+-----------+
                  (ЗАО "Реверс")                   ¦ по ОКПО ¦           ¦
----------------------------------------------------+---------+-----------+
      (наименование организации (предприятия,      ¦    Место издания    ¦
                   учреждения))                    +---------------------+
                                                   ¦     г. Новгород     ¦
                                                   -----------------------
                                                   -----------------------
                  ЗАПИСКА-РАСЧЕТ                   ¦    N    ¦    Дата   ¦
                  при увольнении                   ¦документа¦составления¦
   (прекращении трудового договора с работником)   +---------+-----------+
                                                   ¦   90-к  ¦ 16.10.2010¦
                                                   ----------+------------
                                                   -----------------------
                                                   ¦Табельный¦    111    ¦
            Андреев Алексей Аркадьевич             ¦  номер  ¦           ¦
----------------------------------------------------+---------+-----------+
             (фамилия, имя, отчество)              ¦ Трудовой¦    Дата   ¦
            цех обработки металлов N 5             ¦договор N¦           ¦
----------------------------------------------------+---------+-----------+
     (наименование структурного подразделения)     ¦  115/тд ¦ 05.11.2009¦
                                                   ----------+------------
                      слесарь-инструментальщик
---------------------------------------------------------------------------
    (наименование должности (специальности, профессии), разряд, класс
                        (категория) квалификации)
                                            5 ноября 2010 г. в связи с
Работник уволен (трудовой договор прекращен) ------------------------------
                          (ненужное зачеркнуть)
истечением срока трудового договора, п. 2 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ
---------------------------------------------------------------------------
         (основание прекращения трудового договора (увольнения))
                            05                   707
приказом (распоряжением) от "--" ноября 2010 г. N ---.
---------------------------------------------------------------------------
¦Использовано авансом ¦28 дней¦за период работы с         ¦   05.11.2009  ¦
¦                     ¦--     ¦                           ¦               ¦
+---------------------+-------+---------------------------+---------------+
¦Не использовано      ¦  нет  ¦                 по        ¦   05.11.2010  ¦
¦                     ¦  ---  ¦                           ¦               ¦
----------------------+-------+---------------------------+----------------
                            инспектор по кадрам    подпись    О.Р. Пухова
Работник кадровой службы --------------------------------------------------
                         (наименование должности) (подпись)  (расшифровка)
5 ноября 2010 г.
------------------
     (дата)
          (ОБОРОТНАЯ СТОРОНА ДОКУМЕНТА ЗАПОЛНЯЕТСЯ БУХГАЛТЕРИЕЙ)
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все про НДФЛ
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: