Оформление обложки дела важна каждая деталь

Какие документы есть еще

  • Все документы из раздела «Бухучет»
  • Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов

Что еще скачать по теме «Бухучет»:

  • Сведения о численности и уровне профессионального образования работников организаций агропромышленного комплекса. Форма N 2-К
  • Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов — страхователями в пользу физического лица. Форма N СЗВ-6-3 (образец заполнения)
  • Сведения о проведении торгов и о других способах размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд (форма N 1-торги). Форма N 1-Т (квартальная (нарастающим итогом)
  • Уставный капитал и взносы иностранных юридических и физических лиц по странам — партнерам (приложение к форме N МП(микро))
  • Уведомление о лимитах бюджетных обязательств по дополнительному бюджетному финансированию за счет арендных платежей
  • Важные нюансы при покупке фирмы
  • Процесс переписки квартиры на другого человека
  • Процесс получения визы в США
  • Процесс продажи машины
  • Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)

ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ

Особенности формирования дел

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.

Обратите внимание

Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос­-ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Способы систематизации документов

Документы в деле могут быть систематизированы:

  • Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:

Документ и его регистрационные данные

Номер листа дела (тома)

Приказ от 12.01.2015 №1

1

Приказ от 13.01.2015 №2

2

Приказ от 13.01.2015 №3

3

Приказ от 16.01.2015 №4

4

Приказ от 19.01.2015 №5

5

  • По алфавиту – например, фамилий или наименований проектов:

Документ и его регистрационные данные

Номер листа дела (тома)

Проект «Астра»

1-10

Проект «Василек»

11-20

Проект «Гладиолус»

21-30

Проект «Колокольчик

31-40

Проект «Мимоза»

41-50

[…]

  • Комбинированным способом – сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

Документ и его регистрационные данные

Номер листа дела (тома)

Переписка с ООО «Астра»

Лист­разделитель

1

Исх. № 53 от 14.01.2015

2–4

Вх. № 243 от 16.01.2015

5–9

Исх. № 105 от 23.01.2015

10

Вх. № 341 от 28.01.2015

11

Переписка с ООО «Василек»

Лист­разделитель

12

Вх. № 14 от 12.01.2015

13–14

Исх. № 18 от 13.01.2015

15

Вх. № 201 от 15.01.2015

16

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.

Ошибки в оформлении дел

Самое худшее, что может случиться с документами – это их уничтожение при не истекшем сроке хранения

Такое грубое нарушение преследуется законом, и мера наказания в данном случае зависит от важности уничтоженных документов. Причиной такой ошибки может стать неправильное определение сроков хранения документов, помещенных в дело

Именно по этой причине при формировании дел необходимо уточнять срок хранения каждого документа в соответствии с Типовыми перечнями. Именно они содержат полную информацию по обязательному сроку хранения всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. Более того, при формировании дел рекомендуем прибегнуть к помощи архивариуса, который поможет выявить возможные недочеты и неточности и своевременно их избежать.

Рекомендуем материалы по теме:

Как правильно сшивать документы ниткой

Если вы подготовили все документы и уверены в правильности всех вложений, можно переходить к следующему этапу. Прошивают листы только специальными нитками (их еще называют банковским шпагатом) и иголкой. А как правильно сшивать документы в делопроизводстве? Давайте подробно, шаг за шагом, рассмотрим, как это делается.

Оформление обложки дела важна каждая деталь

Оформить дело нужно таким образом, чтобы в дальнейшем его можно было прочитать. Поэтому с левой стороны, на расстоянии полутора сантиметров от края, прокалываются шилом три дырочки, одна под другой. Среднее отверстие должно располагаться ровно посередине, а два остальных — находиться в трех сантиметрах от него.

Если дело небольшое, то удобнее использовать дырокол. А для увесистых томов лучше взять шило. Очень часто портятся первая и последняя страницы. Поэтому лучше взять и подклеить полосы картона в местах проколов, где будет проходить шпагат. Нить лучше готовить заранее, перед тем как сшивать документы. Очень длинной ее не делайте, т. к. она может запутаться. Сантиметров семьдесят вам должно хватить.

Оформление обложки дела важна каждая деталь

Для того чтобы упростить объяснения, пронумеруем отверстия. Пусть самое верхнее будет под номером 1, центральное – 2, а нижнее – 3. Итак, шить начинаем с обратной стороны дела, протянув иглу через отверстие 2 (сзади папки остается один конец шпагата) на лицевую сторону, далее пропускаем иглу через отверстие 1, снова нить тянем на обратную сторону. Когда свободный конец шпагата и игла очутились сзади папки, то через отверстие три нужно снова двигаться на лицевую сторону, а затем вновь на оборотную через 2 отверстие. Вот как сшивать документы в архив.

Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади). Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей. Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги.

ЧТО ПРИОБРЕСТИ В АРХИВ

Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно.

  • Станки для архивного переплета. Том дела закрепляется в них и просверливается. Станок может быть ручным (для сверления нужно крутить специальную ручку, рис. 7) и электрическим (сверло запускается нажатием кнопки, рис. 8). Мнения специалистов об этих станках расходятся: кто-то считает их удобными, кто-то – ровно наоборот. Но отверстие, пробитое дыроколом, однозначно выглядит ровнее и опрятнее, чем просверленное станком.

Оформление обложки дела важна каждая деталь

  • Короба для хранения. Готовые тома можно просто ставить на полку, а можно дополнительно упаковывать в короба. Видов коробов множество. Отметим, например, короб с завязками, в который помещается несколько сшитых томов дел (рис. 9).

В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой (рис. 10). В такой короб может поместиться 10 и более томов.

Оформление обложки дела важна каждая деталь

Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж (рис. 11).

Оформление обложки дела важна каждая деталь

Этапы формирования дел

Для начала следует отметить, что дело формируется только из документов, относящихся только к одному структурному подразделению

Это, пожалуй, самое главное и важное правило. Ни в коем случае не должно возникнуть ситуации, когда в одно дело включены различные документы (к примеру, бухгалтерские и кадровые)

Это приведет не только к путанице и потере важной деловой документации, но и к возможному уничтожению документов, срок хранения которых еще не истек. Напомним, что подобная оплошность может грозить организации не только административным наказанием, но и уголовным.

Следующее важное правило: в дело должны входить документы только по завершенным делам. Это также немаловажно, ведь в противном случае, документ по незавершенному вопросу придется периодически изымать из дела, вносить исправления в номенклатуру и опись (если дело уже помещено в архив).

Следующее правило относится к соблюдению хронологии при составлении дела. Более ранние документы должны располагаться в деле в самом верху. Соответственно, открывая дело, первыми документами в нем будут бумаги, датирующиеся началом календарного ода, и так по возрастающей до конца календарного года.

Отметим, что в одно дело нельзя включать деловые бумаги с разными сроками хранения. Подобная невнимательность может привести к уничтожению неистекших документов или, наоборот, хранению бумаг с истекшим сроком.

Также следует учитывать, что все документы дела нумеруются (порядковый номер проставляется в верхнем правом углу документа), а одно дело не может включать более 250 страниц. В случае, если количество документов, относящихся к одному делу, больше 250, то необходимо завести второй том. В таком случае обложка дела должна иметь соответствующую пометку.

Новые статьи

  • Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу
  • Что такое рекламация и как на нее реагировать
  • Как оформляется доверенность на право подписи документов в 2018 году
  • Внутренняя опись личного дела
  • Акт списания материальных ценностей: осваиваем теорию и изучаем образец

Оформление обложки дела

При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку. И лучше сразу сделать это по правилам, ведь в любом случае на это приходится тратить время при оформлении дела. Зато благодаря этому Вам будет потом гораздо проще и быстрее подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение.

Оформление обложки дела включает следующие реквизиты:

наименование организации — указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). Официально принятые сокращения пишутся в скобках после полного наименования;

  • наименование структурного подразделения;
  • номер дела – определяется по номенклатуре дел;
  • заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры дел);
  • аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
  • дата дела – здесь обозначается год, когда оно было заведено и год его окончания в делопроизводстве;
  • количество листов в деле;
  • срок хранения дела;
  • архивный шифр дела.

Когда будете оформлять обложку, обязательно указывайте наименование структурного подразделения. Если дело будет передаваться в другой отдел, то необходимо будет ниже указать новый, а старый взять в скобки.

Ошибки в оформлении дел

Самое худшее, что может случиться с документами – это их уничтожение при не истекшем сроке хранения. Такое грубое нарушение преследуется законом, и мера наказания в данном случае зависит от важности уничтоженных документов. Причиной такой ошибки может стать неправильное определение сроков хранения документов, помещенных в дело. Именно по этой причине при формировании дел необходимо уточнять срок хранения каждого документа в соответствии с Типовыми перечнями. Именно они содержат полную информацию по обязательному сроку хранения всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. Более того, при формировании дел рекомендуем прибегнуть к помощи архивариуса, который поможет выявить возможные недочеты и неточности и своевременно их избежать.

Рекомендуем материалы по теме:

ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ

  • Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках­-регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов – канцелярские скрепки и скобы степлера.
  • Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов.

Совсем не обязательно придумывать какую-­то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило. Равномерное распределение листов, во-­первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во-­вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50.

Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

Для чего сшивают документы

Прежде чем разобраться, как правильно сшивать документы, давайте обсудим, для чего, собственно, это нужно. Далеко не каждый человек знает, зачем это делается. А ведь существует масса организаций, в которых документы принимают только в корректном, должным образом оформленном виде. Например, при сдаче в архив, для участия в тендерных торгах, при подаче бумаг в налоговую и т. д.

Оформление обложки дела важна каждая деталь

Хотим заметить, что нет однозначной инструкции по этому поводу. Однако есть нормативные акты, регулирующие порядок оформления документации. Считается, что прошивать необходимо абсолютно все бумаги, если их объемы больше одного листа. Это касается и копий, например документов устава юридических лиц (на копиях не ставится печать предприятия). Кроме того, прошиваемые листы нумеруются Ставятся они в верхнем правом уголочке. Для прошивки документов вам понадобятся специальные нитки-шпагат, шило, игла. На задней стороне последнего листа обязательно приклеивается заверительная записка, содержащая информацию о количестве страниц. На ней ставится подпись руководителя и обязательно печать предприятия.

Правила оформления дел в 2017 году

Фактически, оформление дела в 2017 году — это его подготовка к передаче в архив.

Новые статьи

  • Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу
  • Что такое рекламация и как на нее реагировать
  • Как оформляется доверенность на право подписи документов в 2018 году
  • Внутренняя опись личного дела
  • Акт списания материальных ценностей: осваиваем теорию и изучаем образец
  • Объяснительная записка — не наказание, а средство коммуникации

Существуют следующие общие правила, которые необходимо соблюдать при формировании дел:

  • дела помещаются в только исполненные документы, в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;
  • группируются в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
  • в дела помещаются также ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов на общих основаниях;
  • в дело не допускается помещать документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
  • по объему в деле не должно быть больше 250 листов.


Частичное оформление дела допускается в том случае, когда срок его хранения составляет менее 10 лет. Сроки уточняют по номенклатуре дел или по перечням документов. В принципе, в любой организации дела со сроком хранения 5 лет, скорее всего, будут составлять абсолютное большинство.

Требования к оформлению дел в 2017 году

При полном оформлении дела предусмотрены следующие требования:

  • на обложке дела реквизиты оформляются по установленной форме;
  • в правом верхнем углу каждого листа проставляется нумерация страниц;
  • проводят оформление листа-заверителя дела;
  • если необходимо, составляют внутреннюю опись дела;
  • проводят переплет или прошивку документов в твердую обложку (картон) на четыре прокола;
  • вносят необходимые изменения в обложку дела;
  • проводят пересистематизацию листов дела – это значит, что самый ранний документ должен оказаться первым – вверху стопки.

Завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу подлежат также полному оформлению.



Документы постоянного хранения, необходимо подшивать в прочную, желательно картонную обложку. Делаются четыре прокола или переплетаются так, чтобы была возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций на них.  Проколы можно сделать самостоятельно с помощью обычной электродрели, используя сверло маленького диаметра. Также потребуются капроновые нитки и большая игла.

Текст должен быть расположен не ближе 2 сантиметров к линии подшивки. Листы не должны выступать за края обложки. Все металлические скрепления должны быть удалены перед подшивкой документов. Не попускается подшивка дел с помощью металлических скрепок. Все личные документы, неудобные для подшивки, необходимо вложить в заранее вшитые в дело чистые конверты.

При частичном оформлении дела допускается оставлять документы в папках скоросшивателях, в которых они находились в течение делопроизводственного года, и не проводить с ними каких-либо дополнительных действий. При оформлении дел самое главное, чтобы все выглядело аккуратно, и была обеспечена читаемость текстов всех документов.

Заверим документы подписью

Как правильно сшивать документы, вроде бы разобрались. Теперь осталось заверить подшивку подписью. Она, кстати, так и называется — заверительная. Делается она на отдельном листике и приклеивается на задней стороне последней страницы. Записка обязательно должна содержать информацию о том, каково количество прошитых бумаг, с указанием особенностей (возможно, это наличие справок, фото, рисунков, чертежей).

Оформление обложки дела важна каждая деталь

Заверительная надпись подписывается непосредственно директором или его заместителем, который указывает свою должность. Сама записка тщательно приклеивается на шпагат, которым мы шнуровали дело. Сверху на нее ставится печать предприятия. Но есть один нюанс. Оттиск печати должен частично быть на записке, а частично — на самом листе дела. Это очень важный момент. И о нем следует помнить.

Мы поэтапно рассмотрели, как сшивать документы. Фотографии, представленные в статье, более наглядно продемонстрируют процесс.

Образец документа

Приложение N 22 к Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА (ОБЛОЖКИ) ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

                                           код федерального архива ________
                                          код федерального органа
                                          исполнительной власти   ________
                                              ----------------------------
______________________________________________ ¦Ф. N  ____________________¦
______________________________________________ ¦Оп. N ____________________¦
______________________________________________ ¦Д. N  ____________________¦
                                              ----------------------------
___________________________________________________________________________
                   (наименование федерального архива)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
         (наименование федерального органа исполнительной власти
                      и структурного подразделения)
                         ДЕЛО N ____ ТОМ N ____
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                            (заголовок дела)
___________________________________________________________________________
                                 (дата)
                                                           на _____ листах
                                                           хранить _______
----------------------------
¦Ф. N  ____________________¦
¦Оп. N ____________________¦
¦Д. N  ____________________¦
----------------------------

Как документы группируются в дела

Группировка различных категорий деловых бумаг в комплексы документов осуществляется согласно правилам, учитывающих особенности каждой категории.

группируются в отдельные папки согласно их виду: , распоряжения, указания, постановления, решения). Возможно уточнение разновидности приказа по автору: министерство, организация и т.д.

Как известно, приказы бывают трех типов: , по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Каждый тип приказа формирует отдельное дело.

группируются в папки по критерию авторства протокола (коллегия, совещание, совет директоров и т.д.), внутри папки они сортируются по дате и порядковому номеру.

Как правило протоколы заседаний готовятся на основании других деловых бумаг: проект решения, повестка дня, доклад. Эти бумаги также помещаются в папку с протоколами в последовательности решаемых вопросов.

Утвержденные планы и отчеты группируются в папки отдельно от проектных и расчетных документов по ним.

Обратите внимание, что планы и отчеты группируются в папки согласно их содержанию, а не времени разработки и утверждения. Поясним на примере: .

Отчет за 2016 год, составленный в 2017 году, должен быть подшит в дело 2016 года, а не 2017-го.

План на 2017 год, составленный в 2016 году, – в дело 2017 года.

Если план является перспективным, то он относится к году начала его действия, в свою очередь отчет о реализации такого плана — к последнему году его действия.

Порядок расположения компонентов отчета является систематическим.

Лицевые счета работников по зарплате группируются в отдельные папки. Внутри дела они сортируются по фамилиям в алфавитном порядке.

Статистическая документация, которая накапливается в ходе управленческой деятельности может группироваться отдельно, а может — вместе с другими бумагами по данному вопросу.

Например, в папке находится отчет предприятия по основной деятельности за 2017 год. Целесообразно включить в эту папку все виды аналитических и статистических отчетов, иллюстрирующих деятельность предприятия за текущий период.

также составляет отдельный блок документации. Вопрос, решаемый в ходе переписки представлен в папке в хронологической последовательности: от самых первых бумаг, ставящих проблему до более поздних.

Справка

имеют свою особую последовательность расположения составляющих компонентов:

  1. внутренняя опись компонентов дела;
  2. ;
  3. анкета;
  4. ;
  5. документы, подтверждающие образование;
  6. выписки из распорядительных документов о назначении;
  7. дополнительные материалы (справки и другие бумаги).

и формируются в отдельные дела и не включаются в личные дела. Порядок сортировки договоров внутри папки — алфавитный.

Документы подведомственных организаций, которые поступили в вышестоящую структуру, формируются в отдельные дела. Для каждой организации — своя папка.

Другой вариант — деловые бумаги одного вида, относящиеся к подведомственным структурам, группируются в отдельную папку. Примером может служить папка годовых отчетов филиалов о реализации товара.

Подробнее обо всех тонкостях и нюансах формирования дел и группировки деловых бумаг в папках читайте в статье .

Как сшивать документы для налоговой

Предполагается, что подшивка не должна быть слишком большой, не более ста пятидесяти листов. Обязательно присутствие нумерации листов только арабскими цифрами (сплошной), начиная с первого. Все листы прошиваются в два или четыре прокола специальной ниткой. Концы этой нити должны быть протянуты на заднюю сторону последней странички и там связаны крепким узлом.

Оформление обложки дела важна каждая деталь

Рекомендации даются не только относительно того, как сшивать документы, но и как оформить бумажную наклейку на оборотной стороне. Она должна закрывать место прошивки и сам узел. Размеры наклейки не превышают сорока — пятидесяти миллиметров. На ней размещается заверительная подпись с указанием числа пронумерованных страниц. Подписывается это все руководителем организации или иным представителем, имеющим такие полномочия. Далее ставится печать предприятия — таким образом, чтобы она захватывала и наклейку, и подпись с Ф.И.О. человека, заверившего документы.

Ведомство однозначно подчеркивает, что при оформлении подшивок следует обеспечить сохранность и целостность самих оригиналов и их копий. Сшитые документы предоставляются в налоговую с В нем указывается основание подачи подшивок, их количество, число листов в каждой из них.

Мы проанализировали рекомендации Минфина относительно того, как сшивать документы при их подаче в контролирующие органы. Как видим, принципы все те же, но есть небольшие нюансы.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все про НДФЛ
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: