Оформляем дела на постоянное хранение

Правила ведения и хранения документации

Для оформления личных дел имеются следующие правила:

  1. На титульном листе обязательно должна находиться информация о работнике: его фамилия, имя и отчество, а еще дата, когда было заведено это личное дело.
  2. Страниц в нем должно быть не более 250. За этим тоже нужно пристально следить.
  3. Если личные дела всех работников расположены в одной папке, то для удобства их лучше расставить по алфавиту. Это сделает поиск информации быстрее.

Важно помнить о некоторых полезных правилах хранения личных дел:

  1. Документы временного и постоянного хранения не должны располагаться вместе.
  2. Лучше не хранить оригиналы документов, в особенности предназначенных для постоянного хранения. Их нужно стараться заменять копиями.

Необходимо максимально внимательно организовать саму процедуру хранения документов. Это очень важно как для удобства поиска, так и для гарантии сохранности важных документов и конфиденциальной информации. Поэтому если в компании мало сотрудников, то для личных дел лучше выделить шкаф. Если же штат большой, то не стоит скупиться и на отдельное помещение. Шкаф и помещение должны запираться на надежный замок.

Удобнее будет, если папки с личными делами расположить корешками наружу в алфавитном порядке. Оптимально, чтобы только кадровые работники смогли попасть в место, где хранятся личные дела. Реестр и журнал — самые распространенные способы упрощения делопроизводства. Кадровики систематизируют личные дела следующими способами:

  • по подразделениям (это особенно оправданно, если компания большая);
  • по алфавиту;
  • по номерам.

https://youtube.com/watch?v=0Yz3ya82pks%3Ffeature%3Doembed

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

  • копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
  • документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
  • документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
  • прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
  • документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне. .

Порядок оформления личного дела

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

  • Заполнение титульного листа (обложки);
  • Оформление листа-заверителя дела;
  • Заполнение внутренней описи;
  • Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

Оформляем дела на постоянное хранениеВнизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

Оформляем дела на постоянное хранениеПри передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Лист-заверитель

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д.

В частности, здесь отмечаются:

  • Литерные номера листов;
  • Пропущенная нумерация страниц;
  • Листы с фотографиями;
  • Вшитые крупноформатные листы;
  • Конверты с подшитыми вложениями в них;
  • Поврежденные листы

Внутренняя опись

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

Оформляем дела на постоянное хранениеВ табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

Оформляем дела на постоянное хранениеВ конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

Оформляем дела на постоянное хранениеВ завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.

Порядок ведения личных дел (учет, внесение изменений)

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет.

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Порядок сбора и хранения документов

Формирование производится в хронологическом порядке, то есть от ранних документов к недавним. Сначала идут все первоначальные, сопровождающие прием на работу. Это заявление, копии паспорта, дипломов, анкета, автобиография (если требуется), трудовой договор, приказ о трудоустройстве, должностная инструкция. Далее документы подкладывают по мере их появления.

Например, повысили в должности и изменили заработную плату — значит нужно подшить в досье дополнительное соглашение, новую инструкцию и приказ. Потом на сотрудника пожаловался клиент, нужно получить с работника объяснительную и положить в личное дело. И так далее до тех пор, пока гражданин не уволится.

Все документы хранятся в отдельной папке или скоросшивателе. На ней указывается наименование «Личное дело», его номер, ФИО гражданина. Все листы внутри досье нумеруются, составляется их опись, которая тоже хранится в папке. В ней указывается название документа и номера листов. Она нужна для удобного и быстрого поиска.

После увольнения человека досье еще 3 (три) года хранится в кадровой службе, а в государственном учреждении — 10 (десять) лет. Потом документы нужно сшить и дать в архив. В конце дела на внутренней обложке приклеивается лист-заверитель, где указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, подпись сотрудника.

https://youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4%3Ffeature%3Doembed

Личные дела руководителей хранятся постоянно, работников — 75 (семьдесят пять) лет.

ПОСТОЯННО ЭТО СКОЛЬКО

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);
  • Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

Оформляем дела на постоянное хранение

  • Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например:

Так как Общество не является организацией – источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

Обратите внимание

Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.

  • Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации­-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

Что должно быть в личном деле

Оформляем дела на постоянное хранениеВ состав досье входит:

  • заявление о трудоустройстве;
  • копия паспорта или иного документа, подтверждающего личность;
  • копия водительских прав (если требуется);
  • копии всех документов об основном и дополнительном образовании;
  • копии свидетельства о заключении, расторжении брака, свидетельств о рождении детей;
  • личный листок учета работников;
  • анкета и автобиография;
  • характеристики и рекомендательные письма с места учебы или предыдущих мест работы;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы о приеме на работу, переводах, награждениях, наложении дисциплинарных взысканий, об увольнении;
  • должностные инструкции;
  • жалобы на сотрудников, акты о нарушениях трудовой дисциплины, письменные благодарности, объяснительные;
  • результаты аттестации;
  • заявления на увольнение;
  • опись всех документов.

Список документов довольно обширный, он может быть сокращен или дополнен другими документами по усмотрению руководства предприятия или учреждения.

Водительские права обязательно представляют граждане, которые устраиваются на работу, где потребуется умение управлять транспортным средством. Для всех остальных это не обязательно. Не всегда просят дополнительно писать автобиографию — достаточно подробной анкеты. Характеристики и рекомендательные письма могут помочь при продвижении по карьерной лестнице.

https://youtube.com/watch?v=_VJFSSXCm_s%3Ffeature%3Doembed

Обычно запрашивают только копию того документа об образовании, который является профильным при приеме на работу. Например, помощник бухгалтера должен принести копию диплома бухгалтера или экономиста. Если этот же человек имеет диплом инженера-строителя, то тоже имеет право принести копию. Есть возможность перевода этого сотрудника на должность инженера-сметчика, образование позволяет. В некоторых случаях в личные дела подшивают копии документов о спортивных достижениях.

Порядок оформления внутренней описи личного дела работника

В соответствии с ГОСТом 17914-72 Обложки дел длительных , досье подшивают в картонную обложку. В папку помещают наиболее важные документы, касающиеся данного работника. Бумаги располагают в хронологическом порядке, сортируя по дате поступления. Каждому листу присваивается порядковый номер. Регистр подшивается последним. Допустимо также располагать его на обороте титульного листа.

Полезная статья: Читайте более подробно об

Регистр заверяется подписью его составителя: кадрового работника или другого ответственного сотрудника. Дата составления проставляется по завершении комплектования дела.

В настоящее время единого унифицированного образца подобного регистра законодателем не предложено. Любая частная компания вправе:

  • оформить его в произвольной форме;
  • использовать разработанный в организации и утвержденный локальными нормативными актами бланк;

Основная информация вносится в документ в форме таблицы. К числу обязательных данных можно отнести:

  • Порядковый номер папки в соответствии с журналом учета личных дел;
  • Индекс согласно ;
  • Дата выдачи;
  • Заголовок;
  • Дата включения в материалы дела;
  • Срок хранения, определенный перечнем;
  • Примечания (графа для внесения изменений в данные);
  • Количество документов, подшитых в папку;
  • Суммарное количество листов;
  • Сведения об ответственном лице (должность, ФИО, подпись).

Полезная статья: Читайте о том, какое место занимает документов

Приведенный в Правилах работы архивов образец внутренней личного дела не ограничивает способы ее оформления. Регистр может быть оформлен от руки или с помощью компьютера. Можно использовать как чистый лист формата А4, так и фирменный бланк компании. Как правило, оформляется один экземпляр для каждого дела.

Читайте также:

Бланк внутренней описи документов личного дела

Приведенный ниже бланк внутренней личного дела можно скачать на нашем портале. Он разработан в соответствие с Приложением 10 к Правилам работы архивов. Отметим, что при необходимости работодатель может самостоятельно разработать подобный бланк и утвердить его локальным нормативным актом компании.

Оформляем дела на постоянное хранение

Скачать чистый бланк >>>Скачать заполненный образец >>>

Образец описи документов в личном деле работника

Личное дело и, соответственно, опись заполняются все время, пока работник числится в организации.

Для каждого документа рекомендуется указывать в описи:

  • его дату и номер;
  • название;
  • номер листа в личном деле;
  • является документ оригиналом или копией. 

Опись удостоверяется подписью ее составителя с указанием даты составления.

При увольнении работника его личное дело отправляется в архив. Оно заканчивается заявлением об увольнении или другим документом, где указана причина увольнения, а также копией соответствующего приказа.

Перед передачей личного дела в архив в описи:

  • пустые поля перечеркиваются буквой Z;
  • делается запись об общем количестве документов и страниц;
  • ставится подпись ответственного сотрудника отдела кадров (обязательно указывается его должность и Ф. И. О.) и дата сдачи в архив. 

Скачать образец описи документов в личном деле работника можно здесь: Образец описи в личное дело. 

Итак, личное дело содержит комплект документов в отношении сотрудника, вкладываемых по мере их поступления, т. е. в хронологическом порядке. Внутренняя опись позволяет соблюдать указанный порядок. В ней кратко отражены все имеющиеся в личном деле документы, их количество, расположение внутри папки с делом.

rusjurist.ru

Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.

Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.

Более того в нормативных актах, к примеру «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», упоминаются документы, «не вошедшие в состав личных дел», а также «характеристика работника, не имеющего личного дела». Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:

  • анкета, автобиография, резюме;
  • личное заявление о приеме на работу;
  • копии документов об образовании;
  • рекомендации и характеристики;
  • медицинские справки;
  • трудовой договор;
  • выписка из приказа о приеме на работу;
  • выписки из протоколов об избрании на должность;
  • выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;
  • личная карточка.

2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:

  • выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д.;
  • копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
  • копии документов об образовании, повышении квалификации;
  • аттестационные листы;
  • служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
  • акты, уведомления и т. д.

3. Документы о прекращении трудового договора.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.

Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Документы личного дела подшиваются в папку — «дело». В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: «ДЕЛО» — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Обложка «дела» оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования».

На заведенное на работника «дело» оформляется внутренняя опись документов.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).

blankiroom.ru

Какие документы есть еще

  • Все документы из раздела «Опись»
  • Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов

Что еще скачать по теме «Опись»:

  • Опись товаров, передаваемых на ответственное хранение (приложение к договору об ответственном хранении товаров, изъятых в соответствии с таможенным законодательством)
  • Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР за 2012 год. Форма N АДВ-6-2 (образец заполнения)
  • Опись документов организации (образец заполнения)
  • Опись документов, предоставляемых для получения разрешения на установку рекламной конструкции на земельном участке, здании или ином недвижимом имуществе, находящемся в муниципальной собственности на территории Луховицкого муниципального района Московской области
  • Опись документов и материалов, прилагаемых к итоговому финансовому отчету кандидата при проведении выборов Президента Российской Федерации. Форма N 6
  • Важные нюансы при покупке фирмы
  • Процесс переписки квартиры на другого человека
  • Процесс получения визы в США
  • Процесс продажи машины
  • Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)

Для чего составляют внутреннюю опись личного дела

Ведение персонального дела сотрудника не является обязательным для большинства организаций. Законодатель обязывает формировать персональные досье для специалистов на государственной службе, работников государственных организаций, если это предусмотрено отраслевым или ведомственным нормативным актом. Кроме того, такие дела могут формироваться в компаниях, входящих в холдинговые структуры, по решению главы холдинга.

Порядок ведения дел для частных организаций и предпринимателей не регламентируется на законодательном уровне. Как правило, в компании составляют положение, определяющее порядок их формирования, или включают соответствующий пункт в инструкцию по делопроизводству. В персональное досье подшивают следующие группы документов:

1

Предоставляемые сотрудником при приеме на работу

Ксерокопии паспорта, дипломов и сертификатов об образовании, СНИЛС, ИНН, документов воинского учета, справки о результатах медосмотра, наличии или отсутствии судимости.

2

Фиксирующие прием на работу

Заявление работника, автобиография, листок по кадровому учету, копия приказа о трудоустройстве, экземпляр трудового соглашения, копия трудовой книжки

3

Выпускаемые в период трудовой деятельности

Справки и результатах периодических медосмотров, копии официальных бумаг, подтверждающих право на налоговые вычеты, копии дополнительных соглашений к трудовому договору, должностные инструкции, материалы аттестаций, заявления и докладные

Для того чтобы избежать путаницы и обеспечить порядок в документации, составляют внутреннюю опись личного дела работника, которая играет роль заголовка для каждой конкретной папки. Это производится на первичном этапе, когда оформляют обложку дела и присваивают ему учетный идентификационный номер. В регистр в порядке хронологии заносят записи об объектах, подшитых в папку.  В нем отражаются сведения обо всех служебных бумагах, в том числе нумерация страниц, в пределах которых они расположены.

Полезная статья: Узнайте о том,

Внутренняя может понадобиться на этапе передачи персонального досье на архивное хранение. Сведения из нее переносят в лист-заверитель, подтверждающий комплектность и целостность передаваемой на хранение папки. Порядок хранения персональных досье должен соответствовать «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением коллегии Федерального архивного агентства. Эти правила предусматривают оформление регистра в соответствии с утвержденной унифицированной формой, приведенной в Приложении 10.

Оформление личного дела в архив

Порядок оформления личных дел подразумевает их строгую конфиденциальность. Целесообразно разработать защищенную систему хранения и исключить доступ в нее посторонних лиц. Работодатель обязан защищать собственную информационную безопасность.

Хранение и систематизация личных дел

После формирования личного дела оно постоянно находится в кадровой службе организации. Досье работающих специалистов хранятся в отделе кадров. Дела тех, кто уволился из компании или вышел на пенсию, — в архиве компании. Персональные дела и трудовые книжки необходимо хранить по отдельности.

Для защиты конфиденциальных документов работодателю необходимо оборудовать безопасную систему хранения и регламентировать доступ в нее. Как правило, право доступа к конфиденциальной кадровой документации имеют лишь ответственные лица и руководители отделов.

Для удобства досье группируют по структурным подразделениям организации. Внутри такой группы осуществляется номерная или алфавитная классификация папок. Целесообразно оформление журнала регистрации или реестра персональных дел сотрудников, в который вносятся сведения обо всех заведенных досье.

Скачайте документы по теме:

Передача личных дел в архив

Срок хранения персонального дела отсчитывается с момента его передачи в архив. Для обычных работников он составляет 75 лет, а для руководящих должностей может быть продлен. Сроки регламентируются законодательными нормативно-правовыми актами

Оформление личного дела в архив производится не позднее 12 месяцев с момента увольнения сотрудника или его выхода на пенсию. Первым в папку помещают заявление работника на увольнение. Листы подшивают, снабжают описью и помещают в картонную папку. Допустимое количество листов — не больше 250.

Для оформления передачи дела в архив составляется передаточная ведомость. Для нее существует унифицированная форма ГУ-41. Графы ведомости содержат следующую информацию: номер дела, его индекс по номенклатуре, заголовок, дату передачи, общее количество листов в папке и отдельное число по каждому досье, срок хранения, примечания.

Несмотря на то, что оформление личного дела сотрудника — это не обязательная процедура для работодателя, наличие полной информации о подчиненных значительно упрощает работу отдела кадров. Система персональных досье позволяет легко находить необходимую информацию о конкретном работнике и своевременно вносить в нее изменения и уточнения. Работодатель должен помнить о том, что все данные сотрудника являются строго конфиденциальными, охраняются федеральным законом “О персональных данных” и не могут быть разглашены без согласия подчиненного.

Обложка личного дела сотрудника

Анкета из личного дела

Рекомендуем материалы по теме:

  • Основные виды документов организации
  • Регистрация документов
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все про НДФЛ
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: