Как в 2017 году вести книгу учета движения трудовых книжек

Основная информация

Во многих источниках можно найти стандартный бланк, содержащий основный колонки, обязательные к заполнению. В обычной форме их предусмотрено 13, но для некоторых предприятий в особых случаях могут быть добавлены места для дополнительных сведений. Обязательно необходимо фиксировать такую информацию: 

  • номер;
  • данные работника (ФИО), который пришел на работу;
  • дата. Здесь учитывается не дата составления официального приказа, а написания заявления работником (если речь идет о приеме);
  • должность;
  • серия, номер документа, вкладыша;
  • дата, номер подписанного приказа. Если запись промежуточная (работнику понадобился вкладыш, но он не уходит с работы и не переходит на другую должность), то эта графа может не заполняться;
  • подпись ответственного лица о приеме документа. В конце трудовых отношений также ставится дата, подпись работника – они подтверждают то, что свой документ назад он получил;
  • если это первое место работы сотрудника — организация сама предоставляет ему документы, то с него за это может быть взята дополнительная плата. В таком случае она указывается в соответствующей графе. Если эта плата отсутствует, то там ставят просто прочерк.

Таким образом, к внесению всей необходимой информации в данный документ следует относиться с особым вниманием, чтобы избежать штрафных санкций за нарушение важных норм законодательства. .
https://www.youtube.com/embed/M2koRyMgSzg

Допсоглашения к трудовым договорам

(соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора)

  • Дополнительное соглашение к трудовому договору (соглашение об изменении условий трудового договора). Бланк
  • Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий оплаты труда (увеличение оклада). Образец
  • Соглашение об изменении размера оклада в связи с изменением минимального размера оплаты труда (для случаев, когда соглашение заключается заблаговременно). Образец
  • Соглашение об изменении размера оклада в связи с изменением минимального размера оплаты труда (для случаев, когда соглашение заключается позже изменения МРОТ). Образец
  • Соглашение о постоянном переводе на другую работу (должность). Образцы
  • Соглашение о временном переводе на другую работу (должность) для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы. Образцы

Сколько хранится книга учета движения трудовых книжек

Журнал трудовых книжек ведется в единственном экземпляре до полного окончания. Не имеет значения, сколько время займет данный процесс. После регистрации последней записи на титульном листе журнала проставляется дата окончания ведения. До момента полной выдачи на руки зарегистрированных документов журнал хранится у ответственного работника.

После полного заполнения приходных и расходных граф журнал передается на спецхранение в архив. Архивное хранение предусматривает срок 75 лет. Именно такой период должен сохраняться бланк. Крупные предприятия имеют свои организованные хранилища, на мелких фирмах таковых нет. При отсутствии места хранения журнал передается в государственный архив. Также следует поступить при ликвидации предприятия.

Для чего необходимо вести приходно-расходные книги

Приходно-расходные книги ведутся с целью учета бланков строгой отчетности. К таким бланкам, в том числе, относятся документы, предназначенные для подтверждения хозяйственных и финансовых операций, а также те, которыми подтверждается страховой стаж гражданина. Отличительной особенностью таких бланков является не только печатная форма, но и наличие нумерации, присваиваемой еще на этапе изготовления документа в типографии.

Обратите внимание! Учет бланков строгой отчетности должен вестись поштучно — с момента изготовления до того момента, когда бланк будет израсходован и выдан под отчет на руки. .

В процессе административно-хозяйственной, организационной и производственной деятельности предприятие постоянно использует бланки строгой отчетности. Их перечень, порядок хранения, выдачи и использования должен быть установлен локальным нормативным актом. Этим же актом определяется и порядок ведения приходно-расходных книг учета бланков строгой отчетности. При этом каждый вид таких бланков учитывается в отдельной приходно-расходной книге, это же касается и вкладышей в них.

Читайте так же:  Незавершенное производство в бухгалтерском учете, в балансе. Оценка и учет незавершенного производства

Кто ведет приходно-расходную книгу учета трудовых книжек

Порядок учета и хранения бланков трудовых книжек, внесения записей в эти важные кадровые документы, регламентируется:Как в 2017 году вести книгу учета движения трудовых книжек

  • Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, далее — Инструкция;
  • Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее — Правила.

Согласно положениям Правил и Инструкции порядок  учета и хранения бланков трудовых книжек определен на уровне закона, который обязывает всех работодателей вести специальные книги по учету не только бланков, но и действующих книжек, которые работники сдают на ответственное хранение.

Приходно расходная книга по учету , как правило, ведется в бухгалтерии предприятия. При этом в обязательном порядке издается приказ и назначается сотрудник, который будет осуществлять учет бланков и вносить соответствующие записи в книгу.

Образец приказа о назначении сотрудника, ответственного за хранение, учет и выдачу бланков трудовых книжек представлен ниже.

Как в 2017 году вести книгу учета движения трудовых книжек

Скачать чистый бланк >>>Скачать заполненный образец >>>

Обязанность сотрудника по ведению приходно-расходной книги по учету бланков трудовой должна быть закреплена в его должностной инструкции или дополнительном соглашении к трудовому договору.

Какие документы вносятся в приходно-расходную книгу трудовых книжек

Согласно требованиям Правил, у работодателя всегда в наличии должно иметься некоторое количество и вкладышей в них. При отсутствии таких бланков работодатель рискует не произвести оформление трудовой книжки в установленные законом сроки.

Так, сотруднику впервые оформляющемуся на работу, книжка должна быть оформлена после того, как он проработает на предприятии более пяти дней. Согласно Правилам, заполнена она должна быть в присутствии владельца в течение недели после того, как он был принят на работу.

Что касается вкладышей, они заполняются после того, как в соответствующем разделе трудовой книжки не осталось свободного места. Внести новую запись во вкладыш нужно на основании соответствующего приказа не позже, чем в течении недели с даты его издания. Если сотрудник увольняется, запись об этом должна быть внесена в книжку в тот же день.

Чтобы установленные законом сроки внесения записей не были нарушены, приказом работодателя можно установить приказом определенный неснижаемый лимит по количеству пустых бланков, сроки его пополнения и, по мере его достижения, приобретать новые. Они по мере поступления должны быть внесены в книгу трудовых книжек.

Из этого следует, что приходно расходная книга учета бланков, в которой ведется учет наличия, поможет своевременно пополнить их запас и обеспечить соблюдение требований законодательства.

Обратите внимание! Лимит бланков трудовых книжек и вкладышей в них законом не установлен. Определить его работодатель вправе самостоятельно, учитывая при этом текучесть кадров, штатную численность, количество открытых вакансий,  процент принимаемых на работу впервые а также сроки поставки бланков.

Лицу, ответственному за ведение приходно-расходной книги учета трудовых книжек, необходимо вменить в обязанность ежемесячно представлять в бухгалтерию отчет о том, сколько и каких бланков имеется в наличии, суммах, взысканных за выданные и оформленные бланки с подтверждающими документами — приходными ордерами.

Читайте также:

Что представляет собой журнал учета трудовых книжек, кто его должен вести и заполнять

Этот журнал – своего рода регистр, накапливающий информацию о получении в отдел кадров трудовых книг с последующим их возвращением. Он может быть приобретен уже в готовом виде, прошит, пронумерован, а затем отдан на подпись руководителя, подтвердить которую следует гербовой печатью предприятия.

Также можно завести такой журнал самостоятельно, но он должен строго соответствовать унифицированной форме, утвержденной Постановлением Российского Министерства Труда.

Журнал, согласно соответствующему Постановлению Российского Правительства, должен находиться в бухгалтерии предприятия, так как он отражает не работу кадровой службы, а только движение самих трудовых книг.

Ведет и заполняет этот вид учетной документации любой сотрудник бухгалтерии, в функциональных обязанностях которого прописана эта его обязанность и который несет материальную ответственность за данный вид документации в этой организации.

Хранится учетный журнал так же, как и вся документация строгой отчетности:

  • Как в 2017 году вести книгу учета движения трудовых книжек
  • для него отводят шкаф или сейф, где он не может испортиться, потеряться, и где он защищен от похитителей;
  • доступ к нему должен быть ограничен, находиться он должен в бухгалтерии.
Читайте так же:  Как вести книгу учета расходов и доходов для ИП

Трудовые книжки могут быть выданы только в отделе кадров:

  • выдают ее только тем сотрудникам, которые несут ответственность за их ведение;
  • основанием для получения сотрудником кадрового отдела трудовых книжек должно быть его заявление в письменном виде;
  • выданная документация обязательно каждый месяц должна подвергаться инвентаризации.

Сотрудника бухгалтерии, ответственного за трудовые книги и их первичный учет, уведомляют приказом о своей ответственности за данный вид документации, указывают перечень лиц, которым они могут быть выданы и с какой целью. В последние дни каждого месяца работник отдела кадров, получивший трудовые книги, должен отчитаться об их сохранности.

В таком отчете ответственному сотруднику следует указывать следующее:

  • сколько книжек находится у него;
  • какие суммы получены за трудовые книжки;
  • следует приложить ксерокопии приходных кассовых чеков, которые подтверждают, что работник рассчитался за трудовую книгу.

Как исправлять возможные ошибки

Как же быть, если при заполнении формы были допущены ошибки?
На эту тему не существует никаких нормативных актов, но если ошибка все же произошла, необходимо:

  • в обычной строке должна быть произведена запись следующего содержания: «Запись № такой-то считать недействительной», рядом должна быть подпись корректировщика, дата этих действий;
  • далее (на следующей строке) должна следовать правильная запись, а рядом утверждение, что она – действительна, подкрепить подписью исправившего, указать дату исправления.

Все исправления в данный вид документации должны вносить только те лица, которые несут за него ответственность, подтвержденную приказом руководителя предприятия.

Если в журнал, который ведется в бумажном виде, внесены изменения, их также следует внести и в тот, который ведется в электронном виде.

Как в 2017 году вести книгу учета движения трудовых книжекОбразец правильного заполнения трудовой книжки можно посмотреть на нашем сайте.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки в статье. Также приведены правила заполнения трудовых книжек.

Узнать, как пишется докладная записка, можно.

Оформление книги учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек ведется по форме из приложения 3, утвержденного постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. г. № 69.

Титульный лист

На титульном листе книги учета трудовых книжек укажите:

  • наименование организации;
  • дату, когда завели документ.

Затем пронумеруйте, прошнуруйте, заверьте подписью руководителя, скрепите сургучной печатью или опломбируйте. Если в организации нет сургучной печати, бланк книги учета движения трудовых книжек можно опломбировать (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225).

Чтобы изготовить пломбу, выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне задней обложки. Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки. Дальше сделайте заверительную надпись о том, сколько страниц в книге прошнуровано и пронумеровано. Рядом поставьте подпись и дату. Печать на заверительную надпись нужно поставить так, чтобы часть оттиска заходила на обложку (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 № 589н).

Есть вопросМожно ли книгу учета трудовых книжек не заверять печатью?

могут акционерные общества и ООО (ст. 2 и 6 Федерального закона от 7 апреля 2015 № 82-ФЗ). Сведения о печати отражают в уставе.

Если организация отказалась от печати, то в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них только нумеруйте листы, прошнуровывайте их и заверяйте подписью руководителя организации.

Если организация изменила организационно-правовую форму или название, эти сведения на титульном листе нужно уточнить: зачеркнуть, а сверху указать актуальные данные и «Исправленному верить». Сотрудник, ответственный за книгу учета, заверяет исправления своей подписью и ставит дату. Недалеко от корректировочной записи можно добавить реквизиты свидетельства о внесении в ЕГРЮЛ новых сведений.

Сведения о движении трудовых книжек

При заполнении книги учета движения трудовых книжек в первой графе проставьте порядковые номера записей. Далее кадровики указывают:

  • в графе 2-4 — дату приема на работу или дату заполнения трудовой книжки. Первая дата — для сотрудников с опытом, которые отдали трудовую при трудоустройстве, вторая — по персоналу без опыта;
  • графе 5 —фамилию, имя и отчество работника;
  • графе 6 —серию и номер трудовой книжки или вкладыша;
  • графе 7 —должность (профессия, специальность, трудовая функция);
  • графе 8 — — наименование структурного подразделения, в которое принят сотрудник (если указано в трудовом договоре). Если подразделений много, можно указать еще и вышестоящее (например, «отдел бухгалтерия, сектор оперативного учета»).
  • графе 9 —реквизиты приказа о приеме на работу. Когда регистрируют вкладыши в трудовые книжки работающих сотрудников, в девятой графе — прочерк;
  • графе 10 — подпись работника, ответственного за трудовые книжки;
  • графе 11 — сумма (в рублях), уплаченная сотрудником за бланк трудовой книжки или вкладыша. Графа заполняется при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных сотрудникам вкладышей. В остальных случаях ставится прочерк.
Читайте так же:  Опись документов, входящих в комплект Общий воинский учет граждан в организации

Графы 12 и 13 заполняет работник, которому принадлежит трудовая книжка, и только тогда, когда увольняется. В графе 12 он ставит дату, когда получил трудовую на руки (по правилам — день увольнения), а в графе 13 расписывается.

Если в последний день работы человек не явился за трудовой, а затем дал согласие на ее отправку по почте, перешлите документ ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). В графе 13 книги учета движения трудовых книжек укажите «Отправлена по почте» и дату отправки. Когда письмо дойдет до адресата, придет почтовое уведомление с его подписью и датой получения. Эту дату и реквизиты квитанции добавьте в графу 12 книги учета. Согласие на пересылку и почтовые квитанции храните вместе с книгой учета.

Совет
Если у сотрудника новая фамилия, исправьте книгу учета трудовых книжек

Записи в книге учета трудовых книжек делают при поступлении на работу, оформлении книжки или вкладыша. Сведения переносят из документов, которые есть на этот момент, в том числе о специальности и места работе. Если специальность или место работы меняются, запись в книге остается прежней.

Другое дело, когда у работника меняются такие как ФИО. В этом случае книгу учета приходится уточнять. Зачеркните старую фамилию, сверху впишите новую, а рядом укажите реквизиты свидетельства из ЗАГСа или паспорта

Для чего нужен журнал учета ТК

Как в 2017 году вести книгу учета движения трудовых книжек Необходимость журнала учёта трудовых книжек регламентируется п. 40 Постановления Правительства “О трудовых книжках”, а форма утверждена в Постановлении Минтруда.

В журнал вносится следующие сведения:

  • получение ТК от нового сотрудника при устройстве на работу;
  • заведение ТК для работника, который только начинает карьеру и не имеет этого документа;
  • , если место для записей в ТК закончилось;
  • должности, переводы и награждения сотрудника;
  • выдача ТК в случае увольнения.

Существует возможность получения документа доверенным лицом в ситуациях, когда сотрудник физически не может этого сделать самостоятельно, например, находится на стационарном лечении или в отъезде. Данные обстоятельства, должны быть подтверждены документально.

Реестр по учёту ведется как для заполненных и действующих документов, так и для бланков и вкладышей.

Образец книги учета трудовых книжек

Приказом Министерства труда РФ от 10.10.2003 № 69 утверждена типовая форма этого журнала. Так, для учета каждой трудовой книжки предусмотрены 13 столбцов, где последовательно отражаются:

  • Порядковый номер поступающего или вновь оформляемого документа.
  • Дата заполнения трудовой или ее вкладыша и дата приема сотрудника на работу (столбцы 2, 3, 4). Указанные даты могут не совпадать (по ст. 66 ТК РФ трудовую нужно оформить в течение 5 дней, а при оформлении трудовой впервые — в течение 1 недели с момента приема на работу (п. 8 Правил)). При заполнении этих полей лучше всего фиксировать дату приема на работу.
  • Ф.И.О. владельца трудовой.
  • Реквизиты трудовой или вкладыша.
  • Должность.
  • Название структурного подразделения, в которое трудоустраивается лицо.
  • Реквизиты распоряжения администрации, в соответствии с которым произведен прием на работу. Это поле заполняется только в отношении трудовых книжек.
  • Подписи лица, принявшего трудовую книжку.
  • Сумма, полученная за заполненную трудовую или вкладыш.
  • Дата выдачи трудовой. Это поле оформляется при увольнении.
  • Подпись увольняемого лица, подтверждающая получение трудовой книжки. 

Скачать образец журнала учета трудовых книжек можно, пройдя по ссылке:

Журнал учета трудовых книжек — документ строгой отчетности, содержащий все сведения относительно движения трудовых на предприятии. Его форма, а также правила оформления и ведения четко закреплены на законодательном уровне.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все про НДФЛ
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: