Порядок и образец оформления штатного расписания для ООО в 2019 году

Порядок внесения изменений

Штатное расписание должно быть актуальным и соответствовать потребностям компании в персонале. Если возникают корректировки, в документ вносятся изменения. К примеру, это возможно при:

  • Добавлении новых штатных единиц по причине расширения бизнеса.
  • Исключении вакантных мест по причине сокращения хоздеятельности.
  • Изменении размера окладов.
  • Сокращении штата организации.
  • Переименовании должностей или структурных подразделений.

Планируемые изменения можно внести в старый бланк, путем издания приказа о внесении изменений, или составить новый. Если корректировки повлияют в худшую сторону на условия труда работников, потребуется дополнительно получить согласие специалиста и составить допсоглашение к трудовому контракту. Если проводятся сокращения, нужно исключить таких работников из штатки и уведомить сотрудников минимум за 2 мес.

Не нашли ответ на свой вопрос? Задайте его экспертам

Образец заполнения штатного расписание

Для данного документа предусмотрена стандартная форма Т-3. Но компания может разработать этот бланк самостоятельно, используя обязательные к применению реквизиты. Штатное расписание на 2017 год оформляем по всем правилам согласно представленной инструкции.

Составление документа начинается с указания полного наименования фирмы, а также в соответствующем поле — присвоенного кода согласно справочнику ОКПО.

Затем записывается порядковый номер штатного расписания, который присваивается исходя из количества принятых редакций в текущем году. Рядом проставляется дата, когда было составлено штатное расписание.

После этого указывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может совпадать с датой создания, или наступать позднее. Справа от этого поля находится место, в которое заносятся номер и дата приказа, утвердившего бланк, и общее число штатных единиц, содержащихся в нем.

Основное поле документа представляет собой большую таблицу.

Столбец «Структурное подразделение» должен содержать название отдела компании согласно принятой в ней организационной структуре. Если помимо буквенного обозначения используется еще и цифровое, то такой код нужно записывать в следующем столбце.

Очень часто код составляется только из цифр, либо первых букв названия отдела. Однако если у фирмы открыто несколько представительств или обособленных подразделений, то в код можно также включить обозначение региона или города.

В столбце «Должность» записываются названия открытых в компании должностей или специальностей

Важно производить заполнение документа таким образом, чтобы после названия структурного подразделения в данном столбце перечислялись соответствующие ему должности.

Желательно при указании названий должностей использовать обозначения, установленные справочником ОКПДТР, но для коммерческих компаний это правило не является обязательным для исполнения. А вот бюджетные учреждения, наоборот, должны его строго соблюдать, а кроме этого указывать в штатном расписании класс и разряд сотрудников.

Однако, эти данные необходимо проставлять напротив тех должностей, которые входят в число опасных или вредных, поскольку данный факт будет иметь значение при определении льготного стажа.

В столбце «Количество штатных единиц» прописывается то количество сотрудников, которые должны быть приняты по этой должности. Если определено, что по этой позиции должны быть приняты совместители, то их количество указывается в дробном выражении, соответствующем размеру ставки — например, 0,25 или 0,5.

В столбец «Оклад» записывается тот размер зарплаты, который будет получать сотрудник, работающий в данной должности. Этот же размер оклада необходимо указывать в трудовом соглашении.

Если в компании введена сдельная зарплата, то сюда необходимо записывать заработок рабочего за месяц, который получается умножением тарифной ставки на месячный объем продукции.

В том случае, когда для определенной должности устанавливается почасовая оплата труда, то в этом столбце допускается указать расценку за час работы, а в конце документа, в столбце «Примечание» записать «Почасовая оплата труда» и сделать ссылку на локальный акт, который ее регулирует.

Далее предусмотрено несколько пустых столбцов с общим подзаголовком «Надбавки». В них необходимо заносить значения стимулирующих выплат, премий и т. д., если такие устанавливаются Положением о зарплате, о премировании или прочими внутренними нормативными актами. Эти данные могут указываться не только в денежном выражении, но также и в виде коэффициента, процента и т.д.

В столбец «Всего» записывается фонд оплаты по данной должности, который определяется перемножением размера зарплаты на количество штатных единиц.

Столбец «Примечание» предназначается для различных пояснений, замечаний и т. д. К примеру, если какая-либо из должностей на момент утверждения документа не занята, то в этом столбце можно оставить комментарий о наличии вакансии по ней.

Составление документа оканчивается итогом, в котором нужно отразить общее число штатных единиц согласно составленного расписания и общую сумму зарплаты (фонд).

Документ после завершения заполнения подписывается главным бухгалтером и работником-кадровиком.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработать на предприятии штатное расписание

Данный документ может разработать как отдел кадров компании, так и ее руководитель.

Шаг 2. Издать приказ руководителя

Данный документ  вводится в действие путем выписки соответствующего приказа руководителем компании. Он оформляется в произвольной форме, обычно на фирменном бланке.

Читайте так же:  Ставки НДФЛ с дивидендов в 2019 году

Приказ об утверждении штатного расписания обязательно должен содержать дату, с которой документ вводится в действие. Эта дата может совпадать с датой выпуска, либо наступать позже.

Важно! Введение штатного расписания задним числом запрещено, то есть нельзя указывать в приказе дату вступления, которая на момент его оформления уже прошла.

Если в компании закреплено, что каждый год нумерация документов начинается сначала, то нумеровать штатное расписание из года в год можно аналогичным образом. Этот шаг будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания из года в год носят массовый характер, избавляя от громоздких номеров.

Кроме этого, если новое штатное расписание вводится взамен старого, действовавшего до этого момента, то в приказе нужно предусмотреть пункт, который будет признавать предыдущий документ утратившим силу.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников с документом

Каждый работник согласно ТК РФ ст. 68, ч. 3 должен быть ознакомлен со всеми локальными нормативными актами в организации, затрагивающими трудовую деятельность коллектива. Однако по мнению Роструда, изложенном в письме №ПГ/4653-6-1 от 15.05.2014 было изложено мнение, что с данным документом знакомить сотрудников не обязательно.

Такое мнение основано на том, что напрямую данный документ не связан с трудовой деятельность работника. Так документ предназначен для того, чтобы можно было зафиксировать документально разделение труда между сотрудниками компании.

Внимание! Работодатель обязан ознакомить сотрудника со штатным расписанием, если трудовой договор устанавливает оклад в соответствии с установленным штатным расписание. Или такая необходимость описана в коллективном договоре или ином .
.

Для чего нужно штатное расписание

Трудовое законодательство РФ напрямую не обязывает работодателей составлять штатное расписание. Поэтому некоторые кадровики или совсем не заполняют такую форму, или делают это «спустя рукава». Чтобы разобраться в вопросе, следует внимательно изучить нормы стат. 15, 57 ТК РФ. Здесь сказано, что трудовые функции работника определяются в соответствии со штатным расписанием. А значит, подразумевается, что работодатель должен предварительно разработать форму штатки или использовать унифицированный бланк.

 Обратите внимание!

В ходе контрольных мероприятий ГИТ (государственная инспекция труда) сотрудники в числе прочих проверяют и штатные расписания учреждения. За отсутствие форм применяются меры административной ответственности по стат. 5.27 КоАП. Должностным работникам придется заплатить штраф в 1000-5000 руб. Такая же санкция предусмотрена для ИП, а юрлицо оштрафуют на 30000-50000 руб.

Заполнение расписания помогает работодателям упорядочить свою организационную структуру (с разбивкой по подразделениям), определить среднее число вакантных мест и размер ФОТ (фонд оплаты труда). На основе сведений документа вносятся данные в трудовые договора с наемными специалистами, формируются отчеты в статистику и подтверждаются расходы организации в целях налогового учета. Далее разберемся в порядке составления штатного расписания в 2018 году – бланк скачать можно не из Приказа, а из Постановления Госкомстата № 1 от 05.01.04 г.

Оформлением документа в основном занимаются сотрудники кадрового отдела организации. Если численность компании незначительная, такая обязанность может быть передана любому работнику. К примеру, это бухгалтер, юрист, экономист или непосредственно руководитель (главный бухгалтер) предприятия. Составить форму может любой специалист, на которого возложена соответствующая функция.

По письменному заявлению работника или требованию инспектора ГИТ кадровик обязан предоставить .

Порядок внесения изменение в штатное расписание

Документ должен быть актуальным в любой момент времени. Необходимо своевременно вносить изменения в него, в противном случае могут возникнуть проблемы с проверяющими органами.

Процесс внесения изменений в штатное расписание зависит от количества таких корректировок. Если их количество велико, то рациональнее отменить старое штатное расписание и ввести в действие новое, которое будет учитывать все нововведения.

Внимание! Если изменений не так много, то ответственный работник составляет приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно на предприятии возникают следующие ситуации, при которых возникает необходимость сделать в документе изменения:

  • Организация новых подразделений;
  • Ввод новых должностей;
  • Переименование имеющихся должностей;
  • Изменение размера оклада или ставки;
  • Ликвидация подразделения, должности, штатной единицы.

Иногда, если внесение изменений в штатное расписание затрагивает условия трудового соглашения с сотрудником (например, изменение оклада, сокращение должности и т. д.), требуется получить у него письменное согласие на это.

Внимание! Кроме этого, после утверждения нового штатного расписания, с ними составляются доп. соглашения, которые вносят принятые изменения в их трудовые контракты.

С оформленным приказом должны быть познакомлены все сотрудники, которые в дальнейшем будут заняты оформлением соответствующих документов. Также можно с ним ознакомить и тех работников, положения которых в компании будут затронуты вносимыми изменениями.

Если принято решение организовать новое подразделение или должности, то в приказе необходимо указать их наименования, количество вводимых единиц. Такой документ можно ввести в действие сразу же, поскольку он не затрагивает интересы действующих работников.

При сокращении единиц или должностей издается документ, в котором перечисляются их наименования, количество, дата введения в действие. Необходимо помнить, что сокращение — это трудоемкий процесс, о нем нужно своевременно (минимум за 2 месяца) предупредить работников и компетентные органы.

Внимание! Также трудовое законодательство устанавливает определенные категории сотрудников, которых нельзя сократить или уволить.

Как вносить изменения в штатное расписание

Приказ оформляют не только при составлении нового штатного расписания, но и при в старое.

В случае необходимости внесения поправок в штатное расписание, в приказе укажите суть произошедших изменений. Форма приказа точно такая же, как и для нового расписания.

Читайте так же:  Заявка на проведение специальной оценки условий труда

Причины поправок штатного расписания могут быть следующие:

  • оптимизация административной деятельности;
  • улучшение организационной структуры;
  • осуществление реорганизации;
  • устранение дублирующих функций;
  • изменение в законодательстве РФ;
  • мероприятия по улучшению деятельности отдела компании;
  • сокращение основной деятельности;
  • расширение численности сотрудников.

Если изменений слишком много, то вносить в него поправки бессмысленно. Проще оформить и утвердить новое расписание.

Порядок и образец оформления штатного расписания для ООО в 2019 году 

Образец заполнения оплаты труда в штатном расписании

Оплата труда в штатном расписании состоит из двух частей:

  • Тарифная ставка или оклад,
  • Надбавки.

Размер тарифных ставок или окладов определяет работодатель. Если в организации принято выплачивать фиксированные оклады и надбавки, проблем с заполнением штатного расписания не возникает. Просто укажите размеры окладов в графе 5, а в графах 6-8 проставьте размеры надбавок.

Порядок и образец оформления штатного расписания для ООО в 2019 году

Сдельная или смешанная оплата труда

Как заполнить сведения об оплате труда, если зарплата работника кроме оклада включает переменную часть, размер которой не зафиксирован? Например, менеджерам продаж часто платят небольшую окладную часть и процент от выручки или прибыли. А производственным рабочим могут начислять зарплату по сдельным расценкам совсем без окладной части. Как указать в штатке такую оплату труда?

Вариант 1. Принятая в организации система оплаты труда позволяет определить фиксированный ежемесячный рублевый размер оплаты труда или ее часть. В этом случае фиксированную часть указывают в графе 5 «Тарифная ставка (оклад)», а переменную часть – в графах 6-8 «Надбавки».

Порядок и образец оформления штатного расписания для ООО в 2019 году

Вариант 2. Если в зарплате совсем нет фиксированной части, например, у менеджеров продаж зарплата может состоять только из процентов от продаж без окладной части. Или в организации принята сдельная система оплаты труда.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад)» ставят прочерк, а в примечании пишут «Сдельная оплата труда» и делают ссылку на локальный акт, в котором определен порядок расчета зарплаты, например, положение об оплате труда.

Порядок и образец оформления штатного расписания для ООО в 2019 году

Надбавки

В унифицированной форме Т-3 для надбавок выделено три графы: 6, 7, 8. При необходимости графы можно добавлять. Если в вашей компании надбавок работники не получают, в графах 6-8 проставьте прочерки.

Надбавки можно указывать в фиксированных суммах или процентах, например, от оклада. Размер надбавки может зависеть от других нефиксированных показателей, например, выручки. Как оформить такие надбавки, мы показали выше.

Осторожность следует проявлять при заполнении премиальных выплат в штатном расписании:

  • Если премия выплачивается ежемесячно в фиксированном размере и  независимо от каких-либо обстоятельств, укажите ее в штатном расписании,
  • Если премия носит нерегулярный характер, ее размер определяется по результатам труда или в зависимости от других обстоятельств, то не указывайте ее в штатке.

Системой оплаты труда, принятой в компании, может быть предусмотрено установление индивидуальных надбавок. Тогда каждую единицу внесите в штатное расписание отдельной строкой с индивидуальными надбавками.

Порядок и образец оформления штатного расписания для ООО в 2019 году

Должность одинаковая, зарплата разная

Надбавки помогают решить еще одну сложность составления штатного расписания. Как быть, если два работника на одинаковых должностях получают разную зарплату?

Согласно ст.22 ТК РФ работодатель обязан одинаково оплачивать труд равной ценности. Поэтому «вилки зарплат» в штатном расписании быть не может. Эту ситуацию легко решить с помощью индивидуальных надбавок, образец мы показали выше.

Районный коэффициент

Во многих регионах России законодательством установлены надбавки за особые условия труда. Это районные коэффициенты и северные надбавки. Как их отразить в штатном расписании?

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад)» укажите оклад без районного коэффициента. В одной из граф 6-8 «Надбавки» укажите название «Районный коэффициент» и его размер. Районный коэффициент и северные надбавки можно указать в процентах или в фиксированной сумме.

Образец штатного расписания с районным коэффициентом может выглядеть так:

Порядок и образец оформления штатного расписания для ООО в 2019 году

Или так:

Какие документы есть еще

  • Все документы из раздела «Расписание»
  • Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов

Что еще скачать по теме «Расписание»:

  • Проект сезонного высокочастотного расписания работы РЭС высокочастотного радиовещания на весенне-летний (осенне-зимний) сезон АN (ВN) с ДД.ММ.ГГ по ДД.ММ.ГГ
  • Расписание движения транспортных средств по маршруту регулярных перевозок на территории города Химки Московской области
  • Сезонное высокочастотное расписание работы РЭС высокочастотного радиовещания на весенне-летний (осенне-зимний) сезон
  • Штатная расстановка (образец заполнения)
  • Штатное расписание н-ской таможни
  • Важные нюансы при покупке фирмы
  • Процесс переписки квартиры на другого человека
  • Процесс получения визы в США
  • Процесс продажи машины
  • Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)

Для чего организации штатное расписание

Данный документ имеет правовое и организационное значение:

  1. Незаменим в качестве доказательства, на основании которого суд устанавливает факт наличия или отсутствия подходящих вакантных мест (при спорах по сокращению, увольнению по медицинским показаниям и подобным).
  2. Станет тем зернышком, которое перевесит чашу весов Фемиды в сторону работодателя при спорах о незаконном сокращении, свидетельствуя о факте реального сокращения штатной единицы.
  3. Уверит проверяющего прокурора, инспектора по труду в том, что гражданин действительно нанят по гражданско-правовому договору, а не является работником, включенным в штат.
  4. Станет для руководителя и начальника отдела кадров ценным источником информации о структурных подразделениях, количестве рабочих единиц, заработной плате сотрудников, наличии вакантных должностей, фактической численности работников, размере фонда оплаты труда.

Таким образом, штатное расписание позволит аргументировать позицию в случае судебного спора и пригодится как источник информации при принятии организационных решений.

Тарифная ставка оклад и пр., руб.

В графу 5  вписывайте заработную плату по тарифной ставке (окладу) и тарифной сетке в рублях (п. 5 Указаний Госкомстата России).

Читайте так же:  Не вовремя уплачен ндфл. Какой размер штрафа предусмотрен за неуплату ндфл Срок давности и особенности выявления

При заполнении этой графы трудности возникнут у тех организаций, которые установили «вилку» в окладах — то есть заработную плату разного уровня для сотрудников одной квалификации, что является незаконным. В соответствии со статьей 22 Трудового кодекса, работодатель обязан «обеспечить работникам равную оплату за труд равной ценности».

В штатном расписании (образец ниже) каждой должности соответствует только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Например, у менеджера из отдела продаж и менеджера из отдела рекламы могут быть разные оклады.

Наш совет: если в вашей организации на одинаковых должностях в одном структурном подразделении работают сотрудники с разной интенсивностью, уровнем профессионализма, опытом работы, регулируйте их заработную плату с помощью надбавок.

Основные понятия

реклама

Штатное расписание является нормативным документом, корректность заполнения которого законодательно закреплена в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 г.

Термины, которые используются в Постановлении, предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Штат – состав работников данной организации, который планируется иметь в распоряжении в определенный промежуток времени.

Следовательно, штатное расписание отражает следующие моменты:

  • структуру предприятия (иерархическую подчиненность отдельных цехов или взаимодействие по горизонтали);
  • штатный состав (перечень должностей, необходимых для нормального функционирования предприятия);
  • численность сотрудников;
  • размер заработной платы и надбавки к ней.

Быть или не быть

Закон не устанавливает прямой обязанности работодателя разработать и утвердить данный документ.

Но у судебных органов есть своё мнение на этот счет.

Так, в соответствии с позицией, выраженной Верховным судом Республики Коми в  решении от 03 августа 2012г. N3-31/2012, каждый работодатель обязан разработать и утвердить штатное расписание. По мнению суда, в соответствии со штатным расписанием в трудовой договор включается наименование должности, на которую устраивается работник, размер его заработной платы, а так же иные условия (статьи 15, Трудового кодекса Российской Федерации).

Трудовая инспекция, органы прокуратуры, иные надзорные органы могут при проверке организации предъявить претензии из-за отсутствия данного документа.

Поэтому, решая, быть штатному расписанию или не быть, подумайте, нужны ли вам лишние риски, связанные с возможной ответственностью.

Внесение изменений

Вносить изменения в документ нужно при формировании новых структурных подразделений, изменении численности работников, введении и выведении штатных единиц.

При этом можно внести как частичные изменения, так и заменить документ полностью. Второй вариант используется, когда изменения затрагивают значительную часть локального акта.

Утверждаются изменения приказом руководителя (уполномоченного им лица).

В качестве причины для внесения изменений можно указать одно из следующих оснований:

  1. Увеличение или уменьшение объема производства.
  2. Оптимизация структуры организации.
  3. Приведение локального акта в соответствие с требованиями  законодательства.
  4. Реорганизация компании.
  5. Устранение дублированных рабочих единиц.

Как отразить почасовую оплату труда

Допустим, некоторым категориям сотрудников установлена почасовая оплата труда. В таком случае зарплата сотрудника определяется в соответствии с его квалификацией и количеством отработанных часов. Данный вид оплаты является частным случаем повременной оплаты труда.

Если в организации применяют унифицированную форму, то в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» укажите размер оплаты труда за час работы в рублях, а в графе 10 «Примечания» – «Почасовая оплата труда» и дайте ссылку на локальный документ, который регулирует порядок оплаты труда в организации (например, Положение об оплате труда).

Правила заполнения

В обязательном порядке в документе указывается полное название организации согласно учредительным документам. Также, помимо даты составления штатной расстановки, указывается дата вступления ее в силу и срок действия. В верхнем правом углу указывается количество штатных единиц на день составления документа.

В первой колонке указываются структурные подразделения организации, начиная с руководителя (администрации). Далее в свободной интерпретации, не отступая от общепринятых понятий. Это касается коммерческих организаций. Для госучреждений разница в заполнении документа в том, что они обязаны следовать требованиям общероссийских классификаторов и других нормативных документов. В дальнейшем это позволит вышедшим на пенсию работникам беспрепятственно воспользоваться полагающимися льготами. Код подразделения облегчает ведение документооборота и устанавливается каждой организацией самостоятельно.

Скачать (blank_t-3_doc.doc, 51KB)

Колонка, содержащая сведения о должности, разряде, категории классификации заполняется согласно ОКПДТР (общероссийский классификатор). Если на день составления документа должность вакантна, делается соответствующая пометка в примечании.

Касаемо должностей в ШР, количества человек, занятых на производстве – здесь каждая организация исходит из личных потребностей и рентабельности предприятия.

В графе «тарифная ставка» все показатели указываются в рублях. В случае, когда сумма оклада не имеет точного значения, определяются возможные границы: от и до (15 000-20 000).

Порядок и образец оформления штатного расписания для ООО в 2019 году

Колонка, содержащая информацию о надбавках, фиксирует такие дополнительные выплаты:

  1. Премии.
  2. Доплаты.
  3. Компенсационные пособия.

Размер надбавки указывается в рублевом исчислении, либо в процентах.

Следующая колонка суммирует предыдущие тарифные показатели и умножает их на количество штатных единиц. Получившаяся цифра — фонд оплаты труда (фот) за месяц.

Штатное расписание ИП не отличается от аналогичного документа для ООО или любой другой организации. Согласно Трудовому Кодексу РФ при заключении трудового договора работодатель обязан ознакомить потенциального работника со “штаткой”.  Многие индивидуальные предприниматели не спешат составлять данный нормативный документ. Такое игнорирование грозит штрафом.

Согласно ст. 5.27 Кодекса об Административных правонарушениях, размер штрафа для должностного лица варьируется в пределах 1 000 руб. – 5 000 руб. Организации такое нарушение обойдется в сумму от 30 до 50 000 руб.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все про НДФЛ
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: